Ridån går ner! Du gjorde det! Showen är slut, och du är utmattad. Nu är det äntligen dags att slappna av.
Eller är det?
Du har läst vår blogg om hur du planerar en show, hur man marknadsför den och vad man ska göra under själva dagen. Visst kan det inte vara mer än så?
Jo, det finns mer. Och det är viktigt.
Det är dags att ta reda på hur man följer upp efter en show.
1. Tacka alla
Showen är över är och det första du bör göra är att tacka alla inblandade. Det skulle inte finnas någon show utan gästerna och evenemangsteamet, så se till att de känner sig uppskattade.
Gästerna
Förhoppningsvis har du haft en stor publik på din show. Så stor att det skulle ta dig hela året att tacka dem individuellt.
Det finns ett par sätt att gå tillväga vad gäller att tacka alla deltagare. Du kan skicka dem ett ”tack” e-postmeddelande eller skicka ett meddelande till sociala medier.
Det är bäst om du gör båda. Skriv ett allmänt meddelande på dina sociala medier och skicka sedan ett mail med lite mer information.
Du bör inkludera länkar till foton och videor från kvällen i ditt e-postmeddelande, samt en evenemangsundersökning (mer om det lite senare).
På så sätt tackar du inte bara dem, utan också påminner dem vilken bra kväll det var. Och du samlar värdefull feedback.
Talare och underhållarna
Du borde också tacka gästerna som kom och tog del av det. Utan dem skulle det bara vara en tom plats där människor stirrade på varandra i tystnad i några timmar.
Eftersom underhållarna inte kommer att vara lika många som deltagarna, bör du skicka dem ett personligt ”tack”.
Uppmuntra dem att dela några av showens höjdpunkter på sina sociala medier. Det kommer att bli bra marknadsföring för både dig som evenemangsplanerare och dem som artister.
Plats och försäljare
Lokalförvaltningen, personalen och alla leverantörer har också spelat en stor roll för att göra showen till en framgång.
Skicka dem också ett personligt tack för att låta dem veta hur bra de gjorde. De kommer att uppskatta det, och det kommer att göra mycket när det gäller att bygga långsiktiga relationer.
Sponsorerna och givarna
Om du lyckades säkra några företags sponsorer, borde de också tackas. Detsamma gäller för alla givare till showen om det var för ett bra ändamål.
Sponsorer och givare kan vara särskilt intresserade av viss data du har samlat in. Varsågod att dela upp de deltagande numren samt alla sociala media insikter från showen.
Ditt evenemangsteam
Sist men inte minst bör du tacka ditt evenemangsteam. Eventplanering är hektiskt och ett bra team hjälper dig att hålla dig samlad så länge som möjligt för att nå hela vägen i mål.
Om din budget är säkrad, varför inte bjuda ut dem på middag eller en drink? Visa dem lite kärlek och fira framgången för showen som ett lag.
Tips: Titta på dessa uppföljnings e-postmallar för att hitta inspiration för dig själv.
2. Be om feedback
Din show har utan tvekan varit stor, men ingenting och ingen är perfekt. Det är bra för det lämnar utrymme till förbättring och lärandet av nya saker.
Fråga alla inblandade för feedback. Du kan enkelt göra det samtidigt som du skickar dem ditt ”tack” -meddelande.
Du kan be folk att betygsätta showen på en skala från ett till fem, men det säger inte mycket. Det är bättre att ställa specifika frågor som kan hjälpa till att förbättra dig.
Här är några exempel på återkopplingsfrågor du kan fråga:
- Vad tyckte du mest om med showen?
- Vad tyckte du minst om med showen?
- Skulle du delta i en liknande show i framtiden?
- Skulle du ta med en vän till nästa show?
Tips: Kombinera ett feedback-betygssystem med specifika frågor. Använd en webbplats som SurveyMonkey för att snabbt skapa ett formulär för feedback.
3. Analysera data
Nu när du har samlat in feedback från alla, är det dags att titta på informationen. Du bör också ha ett antal andra dataset.
Här är några av de saker du bör titta på:
- Biljettförsäljning
- Sociala media engagemang
- Feedback från deltagare
- Omtalad i media
- Visa budgeten (mer om det senare)
Tips: Du kan läsa vår guide om hur du utvärderar event för att få en bättre bild av vad du ska leta efter.
4. Städa upp din showbudget
Med showen över och färdig, är det dags att öppna upp böckerna. Du måste beräkna dina intäkter och kostnader — och betala alla inblandade.
Här är några saker du borde göra för att räkna ut ekonomin:
- Beräkna hur mycket du har tjänat från biljettförsäljning (och mat, dryck och varor).
- Betala underhållarna, platsförvaltningen, tekniska teamet, ditt evenemangsteam och alla leverantörer.
- Jämför de slutliga siffrorna till din första showbudget.
- Dela detaljerna med några givare eller sponsorer som stödde showen.
Nu när du har en översikt över var pengarna gick, vet du vad du ska göra nästa gång. Kanske spenderade du för mycket på mat och för lite på marknadsföring.
5. Håll ett utfrågande-möte
Du har nu tackat alla, bett om feedback, tittat på data och stängt böckerna. Det är nu dags att granska showen som helhet med ditt team.
Ha ett lagmötet och debriefa alla. Läs den allmänna feedbacken du har fått och fråga dem om ytterligare input.
Mötet bör vara att identifiera vad som fungerade och vad som inte gjorde det. Sen behöver du arbeta på praktiska lösningar för att förbättra nästa show.
Det är också en bra tid att granska målen för showen. Ta reda på om de var realistiska eller ej. Det ger dig en bra position att planera din nästa show.
Tips: Här är några bra förslag till en effektiv evenemangs utredning.
6. Organisera dina marknadsföringsmaterial
Om du har följt vår blogg har du nu mycket potentiellt marknadsföringsmaterial. Om du till exempel har live streamat showen har du över en timmes värde av bilder.
Du bör också ha många stillbilder tagna av fotografen du anställde. Allt detta material är absolut guld värt när det gäller att marknadsföra din nästa show.
Använd råmaterialet för att skapa en video med höjdpunkter från showen. Skapa separata, korta videor, memes, GIFs, bloopers och allt annat du kan lägga upp på sociala medier.
Målet är att skapa en hype kring din show och få folk att delta i nästa.
För att sammanfatta
Showen slutar inte bara för att lamporna är släckta och gästerna har gått hem. Som en showplanerare är din prestation 365 dagar lång.
Poängen med att följa upp efter en show är att…
- Visa uppskattning
- Samla feedback
- Bygga långsiktiga relationer
- Skapa hype för nästa event
Förhoppningsvis kommer din nästa show att bli ännu mer legendarisk än den här!