Du har planerat ditt event under en längre tid och kan äntligen se ljuset i slutet av tunneln. Nu är det bra att tänka på att skicka ut en inbjudan till dina gäster.
Läs den här guiden för att lära dig om varför eventinbjudningar är viktiga, hur man skriver dem och när de ska skickas ut.
1. Vad är en eventinbjudan?
Svaret kan verka uppenbart, men det finns mer till en eventinbjudan än du tror. Det som räknas som en inbjudan till ett tillfälligt event kommer inte att räcka till för ett formellt.
Så vad är lämpligt?
Ska du ta en reservoarpenna och skriva en personlig inbjudan på ett handgjort brev? Eller räcker det med att bara tagga människor på Facebook?
Din inbjudan bör återspegla eventets tema. Det borde göra mer än bara informera människor om de praktiska detaljerna. Det borde vara en del av själva eventet genom att bygga upp spänning i förväg.
Så oavsett om du väljer att posta en inbjudan eller ett snabbt elektroniskt meddelande, måste det matcha det allmänna temat för eventet.
2. De olika typerna av eventinbjudningar
Formatet för eventinbjudningar är viktigt eftersom det kan påverka mottagarnas svarsfrekvens, såväl som deras intryck av ditt event. Låt oss titta på tre sorters eventinbjudningar.
1. Handskrivna
Skriftliga inbjudningar ges traditionellt för mycket exklusiva event, till exempel bröllop, galor och formella middagar.
De kräver tid, pengar och ansträngning från eventplaneraren. Detta gör dem opraktiska för stora sammankomster med hundratals eller tusentals deltagare.
På grund av exklusiviteten och ansträngningarna i samband med skriftliga inbjudningar är mottagarna mer benägna att RSVP. Ett dubbelt kuvert med din adress kommer att förbättra svarsgraden ytterligare.
Tips: Läs den här guiden om hur du behärskar handskrivna eventinbjudningar för mer information.
2. Tryckta
Skriftliga inbjudningar ser bra ut, men tryckta eventinbjudningar ger dig fler alternativ. Om du samarbetar med en bra grafisk formgivare eller använder en online mall kan du bli riktigt kreativ.
Tryckta inbjudningar är billigare att producera än skriftliga, men ändå dyrare än elektroniska inbjudningar. De är också mindre exklusiva än skriftliga inbjudningar, men mer än digitala.
För att få tryckta inbjudningar att vara exklusiva (och för att be mottagarna till RSVP) kan du inkludera ett dubbelt kuvert med ditt namn på det när du skickar ut eventinbjudningarna.
Tips: Hitta en kommersiell skrivare som kan skriva ut din eventinbjudan och göra det rättvisa.
3. Digitala
Digitala event, oavsett form de tar, så är det det överlägset billigaste och snabbaste alternativet. Du kan utarbeta ett e-postmeddelande och skicka det till alla deltagare samtidigt med ett klick på en knapp.
Ett ännu snabbare sätt är att skapa ett Facebook-event och bjuda in människor via plattformen. Du kan märka dina digitala inbjudningar med din eventgrafik för att göra dem mer detaljerade.
Elektroniska inbjudningar är mindre formella, mindre exklusiva och därför mindre minnesvärda och brådskande. Men du kan skicka regelbundna påminnelser och enkelt spåra svar och engagemang.
Tips: Se exempel på e-postmeddelanden om eventinbjudningar och eventinbjudningar på sociala medier för inspiration.
3. Vilka detaljer att inkludera i din eventinbjudan
Din eventinbjudan måste svara på alla relevanta frågor som dina deltagare kommer att ha. Dessa inkluderar vad, varför, vem, när och var för ditt event.
De flesta eventinbjudningar kommer att innehålla följande detaljer:
- Namn på den inbjudna personen
- Titel och beskrivning av eventet
- Namn på värdar och arrangörer
- Tid och datum som det kommer att äga rum
- Plats och hur man kommer dit
- Klädkod
- RSVP deadline
Beroende på vilken typ av event du planerar, så kanske du också vill inkludera information om parkering, barn, plus en, matalternativ och speciella dietkrav.
4. Hur man skriver en eventinbjudan
Ditt val av språk ska spegla eventets formalitet. Skriv på ett formellt sätt för formella event och använd vardaglig formulering för vardagliga event.
Formella inbjudningar till event använder vanligtvis språk som”Du är hjärtligt inbjuden till…” och ”Det vore ett nöje att ha dig…”
Här är några typer av event som vanligtvis kräver formell formulering:
- Akademiska seminarier
- Jubileumsfester
- Utmärkelseceremonier
- Affärsluncher
- Konferenser
- Officiella ceremonier
- Öppna hus
- Pensioneringar
- Utställningar
- Bröllop
Det finns naturligtvis undantag från regeln. En affärslunch kan vara avslappnad och en prisutdelning kan vara tung. Se bara till att språket matchar temat.
Vardagliga eventinbjudningar använder ett tydligare språk, till exempel ”Var med oss nästa månad…” och ”Missa inte det här…”
Här är några exempel på event där avslappnad formulering vanligtvis är lämplig:
- Informella middagar
- Semesterfirande
- Små sammanträden
- Överraskningsfester
- Arbetsfester
Tips: Titta på dessa ord exemple för eventinbjudan för att hjälpa dig att skriva dina egna.
5. Borde du alltid skicka ut eventinbjudningar?
Inte alla event kräver en inbjudan, så det är värt att överväga om du till och med ska spendera tid på en. Många av våra läsare organiserar till exempel klasser, som vanligtvis inte kräver någon inbjudan.
Sedan finns det offentliga event, som parader och community mässor, som är öppna för alla och helt enkelt annonsera de praktiska detaljerna på affischer runt om i stan och online.
Här är några exempel på event som inte kräver mycket när det gäller eventinbjudningar:
- Vardagliga fester
- Klasser
- Komedi shower
- Community event
- Konserter
- Skattjakter
- Sport event
- Team building aktiviteter
- Wellness event
- Workshops
6. När är den bästa tiden att skicka ut eventinbjudningar?
Det finns inga hårda och snabba regler för när du ska skicka ut de officiella inbjudningarna, men det finns några saker att tänka på när du gör det.
Ju längre i förväg du bjuder in människor till ett event, desto mindre troligt är det att de kommer att vara upptagna. Det är emellertid också mer troligt att de kommer att glömma bort det när eventet är på ingång.
Omvänt kommer ditt event att vara fräschare i människors sinne när du är närmare datumet. Men det är också mer troligt att de redan har planer för den dagen.
Här är några faktorer som kommer att påverka tidpunkten för dina eventinbjudningar:
- Datum– skicka inbjudningar tidigare om ditt event äger rum under en hektisk tid, till exempel en semesterperiod.
- Plats– ge människor tid att boka sina flyg och boende om du planerar ett event utomlands.
- Storlek– meddela stora event, till exempel konferenser och festivaler, långt i förväg så att människor kan hålla sina scheman tydliga.
- Biljetter– biljettevent med alternativ för early-birds eller ett begränsat utbud, bör meddelas tidigt för att ge människor en chans att säkra sin biljett.
7. Idéer till eventinbjudningar
Om du vill se hur andra eventplanerare har satt ihop sina eventinbjudningar har du tur. Vi har tagit fram några fantastiska och inspirerande idéer du kan använda.
Titta på dessa idéer för eventinbjudningar:
8. Mallar för eventinbjudningar
Om du känner dig redo att börja skapa dina eventinbjudningar, var inte rädd. Du behöver inte vara en grafisk formgivare. Du kan bara ta en av de många gratis mallarna online.
Här är några gratis mallar för eventinbjudningar som du kan använda:
Är du redo att skicka ut inbjudningarna?
Du har nu alla resurser du behöver för att skapa och skicka ut en bra eventinbjudan. Den enda frågan nu är vem du kommer att bjuda in? Och för vad?