Billetto Blog

Go out more.

Evenemangsplanering

by on Lämna ett svar

Kostbehov för evenemang: 10 viktiga begränsningar att veta om

Det finns ett gammalt ordspråk: När människor har glömt bort det du sa, så kommer de komma ihåg hur du fick dem att känna. Detsamma gäller för dina gästers kostbehov under evenemang.

Om du tar särskild försiktighet med maten, kommer de komma ihåg att du fick dem att känna sig värdiga. Men laktosintoleranta vegetarianer kommer också ihåg hur du serverade dem en smörgås med ett stort glas mjölk.

Så oavsett om du anställer catering eller förbereder maten själv, så behöver du veta om kostbehoven.

Är du sugen på att veta mer om kostbehov för evenemang? Låt oss täcka några läckra uppgifter vid skärningspunkten mellan mat och evenemangsorganisation.

Att servera eller inte servera?

Det finns få evenemang där du inte kan servera mat. Naturligtvis kan vissa evenemang inte göra det utan. Om du försöker göra ett uttalande med middag på en matgala, har du en bättre chans som en charmig värd.

Kostbehov kan utesluta hamburgare som denna
Jag känner inte dig, men jag säger aldrig nej till en gratis evenemangsburgare.

I allmänhet är mat bra för att fira. Läckra måltider får gästerna att må bra. Detta kan få dem att lossna och njuta av mer.

Men det är sant att längre evenemang kommer att sträcka sig genom måltiderna. Med andra ord, ju längre ditt evenemang är desto mer sannolikt är det att du behöver ge mat.

Tips: Tugga på några av dessa skäl för att inkludera mat på ditt evenemang.

Fråga om kostbehov

Så du ska servera mat. Men hur frågar du om kostbegränsningar?

”Säg, Greg, vill du berätta för mig om alla de livsmedel som gör dig väldigt sjuk? Bara de som orsakar uppblåsthet blir bra nu.”

Nå, inte så. Lyckligtvis finns det en sådan sak som en e-postmall för kostbehov. Detta kan göra saker och ting lättare för dig som värd.

Vanligtvis frågar du efter en kostbehovslista någonstans i registreringsprocessen. Men du skickar ut dina inbjudningar, tar med en liten anteckning som du behöver kontaktas med eventuella kostbehov.

På så sätt behöver gäster med bredare kostbehov inte sortera igenom en irrelevant serie av matfrågor. När du hör tillbaka från dina gäster, glöm inte att följa upp och få till alla detaljer.

Digital information för middagen

Om du använder en biljettsida för ditt evenemang, har du ofta möjlighet att integrera kostfrågor direkt i kassan.

(Till exempel, här på Billetto har vi en funktion som kallas ”booking questions”. Arrangörer kan samla extra information från sina gäster, inklusive både vanliga och medicinska kostbegränsningar. (Praktiskt!)

Naturligtvis är all information på formuläret för kostbehov frivilligt.

Tips: Granska häftklamrarna för bra registreringsundersökningar, inklusive hur man korrekt tar upp kostenbegränsningar.

Allmän strategi för preperation

Du vet aldrig när en gäst kan glömma sin egen kostbegränsning. Det är så, det skadar inte ha några säkra alternativ till hands.

Annars är du på det mottagna slutet av en rättegång: Någon med en skaldjurallergi åt en räka under ditt evenemang. Hon insåg inte att det var en räka just då.

Ett kluster av färsk frukt
Är dessa druvor glutenfria?

Prova några av dessa:

  • En vegetabilisk tallrik med god ranch eller blåost dipp
  • Blandade ostar
  • Frukt blandningar
  • Bröd eller rullar

Dessa är vanligtvis ganska säkra alternativ. De är otvetydiga om någon närvarande är allergisk mot någon av dem. Och de flesta gäster med specifika restriktioner kan på ett tillförlitligt sätt välja något säkert att äta bland dem.

Överväg att använda matkort för att ange exakt vad ett visst erbjudande består av. Om du använder cateringtjänster, se till att de ger dig den fulla scoopen på ingredienserna. Om de är vaga eller osäkra är det förmodligen dags att använda en annan matleverantör.

Du kan också ställa in en praktisk liten symbolnyckel och stämpla specifika symboler på matkorten. Grön för vegetarian, gul för vegan, och så vidare.

Livsmedelsrestriktioner du borde veta

Ta några minuter för att bli bekant med några av de vanligaste kostbegränsningarna. För ytterligare information och recept som rymmer de angivna begränsningarna, klicka på länkarna här nedan.

1. Laktosintolerans

Laktos är ett socker i mjölk och andra mejeriprodukter. Den här brukar inte vara en livs- eller dödsfråga för intoleranta människor. Att konsumera laktos tenderar bara att orsaka dem obehag eftersom deras kroppar inte kan smälta det.

2. Vegetarianer och veganer

Vegetarianer sitter inte och smaskar på torra löv. Faktum är att det finns många övertygande vegetariska imiteringsrätter. Dessa människor äter inte kött av något slag.

Veganism är mer av en livsstil. Som vegetarianer äter inte veganer kött. De förbrukar eller bär inte heller material som kommer från djur. Inga läderjackor, inga ägg.

3. Celiac sjukdom

Celiac sjukdom är en immunförsvars oordning. Du kanske känner det som ”glutenintolerans”. Offren kan inte äta gluten annars kommer deras tarmar att svälla. Det är inte en bra känsla.

Detta är en av de svåraste posterna på listan. Råg, korn, vete och havre innehåller alla gluten. Detta begränsar kostalternativet ganska mycket. Tack och lov finns glutenfri pizza. Se det på den ljusa sidan.

Tips: Kolla in denna restaurang i London som erbjuder en mängd olika veganfria, laktosfria och glutenfria alternativ.

4. Makrobiotisk diet

Makrobiotiska dieter är svåra att beskriva i korthet. Men de fokuserar i grunden på spannmål. De innehåller ofta grönsaker och innehåller inte de flesta bearbetade livsmedel eller animaliska produkter.

5. Paleo diet

Paleo dieter beundrar smakerna hos tidiga människor. Det betyder fisk, kött, frukt och grönsaker. Mjölk- och spannprodukter uppträder vanligtvis inte i dessa måltider.

6. Sojaallergi

Vuxna tenderar att växa ur sojaallergier, så det är mestadels barn som lider. Soja kanske är mest känd som sojasås, men det gör definitivt rundorna. Du hittar den i sojamjölk, sojaburgare, tofu och massor av andra livsmedelsmaterial.

7. Nötallergier

Det finns två typer av allergier här: jordnötter och trädnötter. Jordnötsallergin är definitivt värre. Även en liten kontakt med jordnötsolja kan ställa till det rejält.

Märk alltid mat som har något att göra med jordnötter. Faktum är att du kanske är bättre att undvika jordnötter, punkt: Detta är en mycket vanlig allergi.

Jordnötter och jordnötssmör är viktiga kostbegränsningar
Jordnötsallergier är farliga—och lätta att utlösa.

Å andra sidan kan trädnötter orsaka någons immunsystem att gå överbord. Det är vad som händer när det gäller en trädnötsallergi, vilket kan orsaka en farlig reaktion.

8. Diabetes

Diabetiker kan inte producera insulin. Som ett resultat måste de noga titta på deras blodsockernivåer. Undvik mat med hög fetthalt och ge andra alternativ förutom söt mat och dryck. (Diet läsk är ett enkelt alternativ till sin söta kusin.)

9. Kosher

Vissa gäster av judiska bakgrunder kan be om kosher kött. Kosher kött måste särskilt slaktas. Fläsk och skaldjur är aldrig kosher.

10. Halal

Islamiska kostvanor som halal mat måste vara speciellt förberedd precis som kosher mat. Alkohol och fett får till exempel inte användas vid framställning av mat.

Leverera mat försiktigt

När det gäller evenemangsmat och kommunikation så är omsorg nyckeln. Använd den här guiden för att förbereda och ansluta med dina gäster före den stora dagen. Friska gäster, hälsosamma evenemang. Berätta om dina favoritspecialiserade måltider i kommentarerna här nedan!

by on Lämna ett svar

Hur man genomför ett evenemang för fokusgrupper för att få insikter om publiken

Marknadsundersökning är en viktig del av den professionella arrangörens verktygslåda. Det finns många sätt att ta itu med, inklusive att skicka en undersökning och vara värd för ett evenemang för fokusgrupper.

Vi har redan täckt allt relaterat till undersökningar för evenemang. Nu är det dags att beskriva hur man skapar en fokusgrupp, så att du kan få mer värdefulla insikter.

Läs vidare för att få reda på…

  • Fokusgrupperna
  • Hur du planerar en fokusgrupp
  • Vilka frågor du ska fråga
  • Hur du rekryterar deltagare
  • Hur du mäter diskussionen
  • Vad du ska göra med resultaten

Varför drivs en fokusgrupp?

Feedback för evenemangsundersökningar, som vi har förespråkat tidigare, kommer att berätta vad dina deltagare känner och hur de upplevde evenemanget.

Fokusgrupper, å andra sidan, kommer att gå djupgående och försöka begränsa varför dina deltagare känner hur de gör det.

Med andra ord kommer feedbackundersökningar att ge dig en överblick över vad som gick rätt och fel med ditt evenemang, medan en fokusgrupp hjälper dig att förstå de granulära detaljerna.

Fokusgrupper—och evenemangsundersökningar, för den delen—är inte bara användbara för utvärdering efter evenemanget. De kan också hjälpa dig som en del av din marknadsundersökningsinsats före ett evenemang.

Hur du planerar en fokusgrupp

Planering är allt, men du visste redan det från att organisera evenemang. Detsamma gäller för en fokusgruppsdiskussion, så låt oss prata om hur det kan göras.

1. Definiera dina mål

Du behöver ett tydligt mål innan du rekryterar deltagare till din fokusgrupp. Vilka frågor försöker du svara på? Vilken information kommer att göra planeringen av dina framtida evenemang enklare?

Här är några frågor du kan använda fokusgrupper för att svara på:

  • Kommer din evenemangsidé tilltala din målgrupp?
  • Hur kan du bäst marknadsföra ditt evenemang till dem?
  • Vilka sätt kan du förbättra dina evenemang?

Ett tydligt mål gör det enklare för dig att planera fokusgruppen. Det kommer också att se till att du får ut det mesta av din tid och dina ansträngningar.

2. Definiera din målgrupp

Oavsett om du definierar dina mål eller målgrupp först är det lite av ett höna och ägg problem. Det beror på vad du prioriterar.

Om du har ett tydligt mål för ditt evenemang och inte har något emot vem det vädjar till, bör du börja med fokusgruppen.

Om å andra sidan syftet med ditt evenemang är att nå en specifik publik, bör du definiera vem som är först. Då kan du fokusera på evenemangskonceptet senare.

Evenemang för fokusgrupper: Definiera din målgrupp.
Definiera din målgrupp

Oavsett order måste du definiera din målgrupp. Ju smalare du går (t.ex. ”20-30 år gamla kvinnor inom teknik som är intresserade av fiske”), desto mer specifika svar får du.

Tips: Läs vår guide om hur du hittar din målgrupp så att du kan nollställa på rätt personer.

3. Hitta en plats

Fokusgrupper tenderar att vara små. Det betyder att du nästan har oändliga alternativ när det gäller att välja en plats.

Se till att det ligger i en avslappnad miljö med minimalt buller. Kontrollera även om det finns bra kollektivtrafikförbindelser och parkeringsmöjligheter.

Tips: Läs vår guide om hur du hittar en plats så att du inte hamnar på fel plats.

4. Utforma frågorna

Nu när du känner din målgrupp och syftet med evenemanget har du en allmän uppfattning om vad du vill fråga deltagarna.

Syftet för frågor som inte framkallar ett enkelt ”ja” eller ”nej” svar. Lämna dem för undersökningar. Använd istället öppna frågor som gör att deltagarna kan utarbeta sina svar.

Evenemang för fokusgrupper: Planera dina frågor med omsorg.
Utforma dina frågor med omsorg.

Här är några exempelfrågor som du kan använda:

  • Vad gör ett evenemang minnesvärd för dig?
  • Vart hör du om kommande evenemang?
  • Hur får XYZ evenemangsaktivitet dig att känna?

Tips: Använd den här handledningen om hur man utformar fokusgruppintervjuer för att hjälpa dig med frågorna.

5. Rekrytera deltagare

Det är dags att rekrytera några deltagare…men hur många? Det beror på hur länge du vill behålla dem och hur många frågor du vill svara på.

Om du—säg—bara har en timme och vill ställa tio frågor, håll dig till 5–6 deltagare så att alla får chansen att svara.

Det är bra att erbjuda ett slags incitament till gengäld för deltagarnas tid. Ett alternativ är en presentkupong för populära affärer eller restauranger.

Tips: Du kan använda ett företag som TestingTime för att hjälpa dig att rekrytera rätt deltagare i fokusgrupperna.

Hur du driver en fokusgrupp

Det bör finnas en moderator närvarande för att underlätta diskussionen i fokusgruppen. Eftersom du är den som söker svar, kommer den personen troligtvis att vara dig.

Det är också en bra idé att få en assistent närvarande att ta anteckningar och eventuellt spela in fokusgruppdiskussionen för senare granskning.

Börja sessionen genom att tacka alla för att de kommit. Förklara sedan kortfattat syftet med det evenemang du organiserar och hur informationen ska användas.

Här är några viktiga saker att komma ihåg när du modererar fokusgruppen:

  • Parafrasen långa eller tvetydiga kommentarer från deltagarna för att se till att du har förstått dem korrekt.
  • Håll dig till din modereringsroll: Undvik att bli deltagare i den aktuella diskussionen.
  • Se till att du inte frågar ledande frågor eller påverkar människors svar med din ton- eller kroppsspråk.
  • Ange (och genomdriv) några regler för diskussionen för att undvika att människor stör varandra.

När sessionen är slut, tacka alla för att de kommit. Kom ihåg att ge dem de utlovade incitamenten.

Tips: Läs dessa tips för att moderera en fokusgruppsdiskussion och korrekt transkribera den för senare användning.

Så här analyserar du feedback och resultat

Transkribera inspelningen av fokusgruppsdiskussionen. Ta bort allt överflödigt småprat så att du bara fokuserar på de viktiga punkterna.

Skapa ett kalkylblad med de frågor du har ställt. Fyll i varje deltagares svar för att få en klar översikt.

För varje fråga, kategorisera svaren så att det är lättare för dig att förstå de mest populära. Till exempel kan du sluta med följande kategorier för ”Hur upptäcker du kommande evenemang?” frågor:

  • A: Sociala medier
  • B: Nyhetsbrev
  • C: Flygblad och broschyrer

När du har transkriberat, kodat och kategoriserat alla svaren, är det dags att skriva en rapport. Inkludera alla de viktigaste resultaten och eventuella slutsatserna som du kan dra från dem.

Tips: Här är en bra titt på hur man analyserar fokusgruppsresultat.

Håll ditt fokus

Fokusgrupper är ett bra sätt för dig att verkligen lära känna din målgrupp. Det kommer att ge dig insikter som du inte skulle kunna hämta från en enkel feedbackundersökning.

Med detta sagt har fokusgrupper en liten provstorlek. Det betyder att du kanske måste springa mer än en session för att säkerställa att du får all relevant information.

Har du förstahands erfarenhet av att köra fokusgrupper för evenemang? Dela din erfarenhet med oss ​​i kommentarerna här nedan!

by on Lämna ett svar

14 nyktra idéer för universitetsevenemang

Universitetslivet handlar om att stimulera de små gråa hjärncellerna…och sedan låta dem vila under nästa campusfest.

Men studenter är inte bara intresserade av att dricka. Några elever, sällsynta som de kanske är, är också intresserade av att lära.

Det ger dig, som en spirande evenemangarrangör, det perfekta fönstret för möjligheter att skärpa dina evenemangsplanerings förmågor. Behöver du en lista med idéer för universitetsevenemang för att komma igång?

Ha din MacBook och spiced pumpking latte redo!

Vi har sammanställt en lista med coola idéer för studenter som du kan använda som inspiration för ditt egna evenemang.

Läs vidare för att upptäcka…

  • Hantverks workshops
  • Matlagningskurser
  • Vuxen sessioner
  • TED-stil samtal
  • Studentklubbs mixers
  • Möt alumner
  • Lokala stadsresor
  • Gemensamma service evenemang

…och många fler.

De 14 bästa idéerna för universitetsevenemang

Eleverna är precis som riktiga människor, förutom att de är mindre cyniska eftersom de ännu inte har upplevt det verkliga livet. Så vi har sammanställt en lista med idéer för universitetsevenamng som kan göra just det.

1. Hantverks workshops

Hantverks workshops är ett bra sätt att involvera medstudenter i något nytt och kreativt. Men de kan också tjäna ett större syfte. Varför inte ta tillfället i akt att omorganisera campuset?

2. Matlagningskurser

En annan kreativ (om än smakligare) idé är att organisera en matlagningskurs vid universitetet. Du kan lägga en tematisk spin att fokusera på, säg julrätter runt jul.

3. Vuxna sessioner

DYI och matlagning är både vuxna aktiviteter. Men det finns mycket mer vuxet än det: Du måste veta hur man skapar en budget och fyller i en avkastning, bland många andra tråkiga uppgifter. Sätt upp en session där eleverna kan förvärva dessa färdigheter.

Tips: Här är 9 viktiga vuxen kunskaper du kan fokusera på under dessa sessioner.

Idéer för universitetsevenemang: Ta reda på hur du gör vuxna saker.
Ta reda på hur du gör vuxna saker.

4. TED-stil samtal

Även om du kanske inte kan säkra de mest efterfrågade talarna just nu så kan du fortfarande sätta upp ditt eget TED-stils evenemang. Eller varför inte sätta upp ett faktiskt TEDx evenemang?

5. Studentklubbbs mixare

Detta är inte relaterat till nattklubbar eller cocktail blandningar. Snarare bör du uppmuntra två olika studentklubbar att mixa vid ett evenemang där du kan presentera dina intressen för varandra.

6. Träffa alumnerna

Om du kan få tag på några av universitets alumner som har gått och börjat göra intressanta saker efter examen, borde du bjuda in dem för att träffa och hälsa på, så att de kan berätta sina historier.

7. Lokala stadsresor

Organiser en lokal stadsrundtur för att introducera icke-lokala studenter till närliggande omgivningar. Markera de kulturella platserna av intresse eller förvandla dem till en pubrunda. (Eller kombinera båda till en episk stadstur.)

8. Gemenskapsevenemang

Om din lokala stad har en levande gemenskap, varför inte introducera eleverna också? Och vilket bättre sätt att skapa nya obligationer än genom att organisera ett meningsfullt gemenskapsevenemang?

9. Wellness sessioner

Universitetslivet kan vara stressigt, tack vare alla studier som du måste göra medan du är bakfull. Det är därför ett wellness evenemang, som yoga eller spa dag, kommer att vara ett mycket välkommet initiativ att organisera.

10. Hastighets nätverka

Vidareutbildning handlar först och främst om lärande, men för det andra om nätverkande. Vilket bättre sätt att träffa människor från olika grader än med ett hastighets nätverksevenemang?

Idéer för universitetsevenemang: Nätverka med framtida superstjärnor.
Nätverka med framtida superstjärnor.

11. Fancy middag

Om hastigheten inte är din stil men glamour är, varför inte organisera en fancy middag? Har dina medstuderande undgått sina vardagliga kläder och tagit på sig sina bästa kläder för en Instagramande natt.

12. Kaffebar

En mer informell men ändå intressant evenemangstyp är den klassiska kaffebaren. Alla studenter lever på koffein, så ta med dig alla till deras favoritdryck för småprat och skämtar.

13. Smartphone filmfestival

Alla som har en smartphone kan göra en film. Så varför inte sätta ihop din egen campus filmfestival? Välj några regler och teman och uppmuntra alla att skicka sitt bästa arbete.

14. Pop-up fotobås

Moderna fotobås levereras med klockor och visselpipor som gör att bilderna kan ha hashtags och delas online. Uppmuntra medstudenter att gå socialt med ett pop-up fotobås.

Hur får du studenter att dela med sig av campusevenemang

Du kan få en fången publik för dina evenemang på universitetet, men det finns många andra roliga evenemang att tävla med. Hur ser du till att ditt evenemang är uppmärksammat och deltaget?

1. Var på sociala medier

Det första steget till en framgångsrik evenemangsmarknadsföring är att berätta för alla på sociala medier. Du har förmodligen redan några studenter i Facebook-grupper som du kan börja med, men täcker alla sociala plattformar.

Idéer för universitetsevenemang: Lär dig ABC för marknadsföring av sociala medier.
Lär dig ABC för marknadsföring av sociala medier.

2. Korsgrupps marknadsföring

Din egen marknadsföring kan vara bra, men du borde fortfarande nå ut till andra studentgrupper och samhällen. Utnyttja deras sociala medier närvaro för att hjälpa dig att utvidga räckvidden för ditt evenemang.

3. Inhemsk checkout

Se till att det finns så få steg som möjligt mellan att upptäcka ditt evenemang och reservera en plats. Människor ska kunna boka en biljett direkt via Facebook eller en liknande plattform.

4. Betalda sociala medier annonser

Om du har budgeten för det, kan sociala medier annonser hjälpa dig att marknadsföra ditt studentevenemang. Eftersom evenemanget är för studenter på ditt campus vet du redan vilken målgrupp som du ska rikta dig mot.

5. Använd en biljettapp

En biljettplats kan vara till nytta om evenemanget du organiserar innefattar de flesta studenterna på campus. Se bara till att det tillåter inhemsk checkout (se #3 ovan).

6. Läs den här bloggen

Marknadsföring handlar om att blåsa i sitt eget horn, vilket är varför vi visar dig hur man gör det. Kolla in vår guide om hur du marknadsför ditt evenemang med Facebook och Google.

Känner du dig inspirerad?

Det kan tyckas som en uppförsbacke att få folks uppmärksamhet på ett universitets campus. När allt kommer omkring har de kommande tentor, deltidsjobb, spirande romanser och dricka att koncentrera sig på.

Men med rätt idé och ordentlig planering kan du organisera ett evenemang som inte bara får tag i deras uppmärksamhet utan också höjer dig till campuslegenden.

Och vem vet, din studentevenemangsidé kan bara vara den första av många poster på ditt evenemangsarrangörs CV. Vi hoppas att denna lista med idéer för universitetsevenemang har gett dig tillräckligt med inspiration för att komma igång.

Har du organiserat ett campusevenemang tidigare? Se till att du delar dina historier (bra som dåliga) med oss ​​i kommentarfältet här nedan!

by on Lämna ett svar

En heroisk insats: Hur man startar en mässa för fans

Serietidningar har funnits länge, men den moderna ”geek” -kulturen har vuxit till något helt nytt.

Som superhjältar, spel och anime har stigit i allmänhetens uppfattning har mässor för fans blivit ett ostoppbart djur.

Gör inga misstag, fans älskar sina mässor. Om du själv är ett fan kan du tänka på din egna comic con eller liknande utställningar. Men självklart så blir inte frågan om hur man startar en mässa för fans svarat på.

Låt oss ta en titt på grunderna när vi utforskar processen med planeringen av en mässa för just fans.

Kanske undrar du fortfarande över lockelsen av ett sådant evenemang. Vi vill bara påminna dig om att ingen annanstans ses sex Wolverines dansa i en conga-linje. Ovärderligt.

Komma igång

När du börjar så vill du kolla dina förväntningar. Varför vill du starta en mässa riktad till fans?

Är det för pengarna? Om så är fallet, tänk om. Medan mässor med stora-namn i grunden bara är stora bankomater till sina arrangörer, kommer din uppstart att behöva lite TLC för att komma upp ifrån marken.

Och med lite menar vi mycket.

Så här startar du en mässa för fans: Rikta in dig på mindre än den här publiken.
Om din första comic con medför många gäster, är du en superhjälte bland arrangörerna.

Faktum är att vinsten borde vara något av ett bakgrundsintresse. Den verkliga motivationen för en arrangör till mässor är passion. Mässor är kärlekens arbete, och om de slutar med att det fyller upp din plånbok, bra!

Men arrangörer bör inte närma sig mässor med annat än detta i åtanke: Ett kvalitets evenemang som syftar till att tilltala fansen.

Tips: Tänk igenom det! Vi rekommenderar den här guiden till den rätta tankegången för konferens arrangörer.

När man är i Rom…

Rom, Gotham City, var som helst. Titta på vilka andra mässor som anordnas. Om du aldrig har deltagit i en mässa tidigare kommer det att vara svårt att planera en.

Titta särskilt på ditt lokala område. Vad fungerar i ditt samhälle? Vart verkar intresset vara som bäst? Spel, serier, sci-fi eller något annat?

Tips: Innan du startar en mässa för fans,Besök några mässor och ta del av landskapet. Kataloger kan hjälpa dig att välja ut lokala mässor när dem uppstår.

Fokus

När det gäller fokus finns det många riktningar som arrangörerna kan ta. Låt oss täcka några huvudteman i världen av mässor.

Serier

Vi vet att du såg den här komma. Serietidningar, Marvel-filmer, actionfigurer, illustratörer, kostymer och allt annat som kommer med serietidningars territorium. Serietidnings mässor kommer att omfatta evenemang och varor som kretsar kring alla ovanstående.

Planering av mässor för fans kan börja med en enkel kärlek till serietidningar som dessa.
Expert tips: Vill du starta en serietidnings mässa? Ta med serier.

Spel

På tal om stora affärer, brädspel går ingenstans. De har faktiskt gjort en chockerande återkomst under det senaste decenniet eller så. Glöm Candyland och Monopol. Dessa dagar är brädspel en komplex social underhållning för vuxna.

Tips: Med tillväxten av brädspelskaféer har du ett idealiskt läge att vara värd för en spelmässa.

Anime

Den här stilistiska japanska animationen har blivit en egen genre. Anime och manga är stora affärer. Det finns gott om material att ta ifrån när du planerar en anime-mässa. Från mogna, filosofiska shower som Ghost in the Shell till ljuvliga favoriter som One Piece, en anime-mässa är den perfekta blandningen. Alla är klädda som sin favoritkaraktär.

Skräck

Skräckvärlden är fylld med löjliga B-films skrik. Men det erbjuder också otrevliga psykologiska thrillers. Vid skräckmässor kommer allt samman för rädslan av rolighetens skull. Kusliga smink, mini-museums och filmregissörspaneler kan skapa det perfekta utseende här. Idialiskt för att sälja enorma varor.

Lokal

Några av de största mässorna för fans i världen hålls på stora och imponerande platser. Centrum för mässor och andra stora byggnader är inte ovanliga.

Din nya con kommer förmodligen inte att äga rum i någon av dessa.

Men det finns fortfarande många alternativ när du startar upp en mässa! Öppna utrymmen är ett måste. Att kunna gå omkring är viktigt för dina gäster. De vill också kunna titta och ta in synen med alla kostymer och samlarobjekt.

Ge dina superhjältar lite utrymme att flyga. Gymnasier är nästan perfekta för nya mässor. Med detta sagt, vissa kreativa cons kan göra användning av bibliotek (av alla ställen).

Tips: Boka smart! Om du bestämmer dig för mäss-centrets väg så finns det några bokningsgrunder du borde veta.

Pengar

Dina folk hade rätt: Pengar växer inte på träd. Om du inte har en superhjältevän med makt att utesluta pengar så är detta ett av dina knepigaste steg.

Arrangörerna bakom det populära fan evenemanget ”Intervention” rekommenderar att du sparar mellan £4,000- £8,000 för ett flerdagars event.

Du kan ta en nettoförlust under de första åren, så låt oss vara raka med det. En rättvis bit av pengar går in i att starta din egen fan con. Men ju mer du investerar desto bättre blir din mässa. Och det kommer att vara väldigt användbart när du försöker få dit en folkmassa över tiden.

Vad ska man budgetera för?

Några saker som sticker ut i budget arenan. För särskilt fan mässor så är det här några saker att tänka på.

Juridiska saker

Mässor specifikt för fans är spännande festivaler. Det kommer att vara entusiasm. Det kommer att vara passion. Dessa saker betyder potentiella skador av en sort eller en annan. En advokat är till hjälp för bra evenemangs förberedelse. Och en ansvarsförsäkring som är skräddarsydd för evenemanget? Ja, tack.

Lär dig hur du planerar en mässa genom att klä dig i en kostym som denna och gå på några av dem.
Medborgarna kommer inte att rädda dig. Din mässa behöver rättsligt skydd.

Kändisar

Detta kanske inte är ett allvarligt bekymmer förrän din mässa växer i berömmelse. Samtidigt kan ett bra kändis framträdande ta din mässa flera skåror upp i popularitets skalan. Beroende på kändis kan detta kosta upp till £1,000.

Tema

Om det inte är en mässa för fans av mild interiörer är temat kritiskt. Tänk längs sidan av affischer, färgglada försäljningsstationer, artister, kostymer för personal och så vidare. Det går en lång väg för fansen om de får goda vibbar så fort de kommer in i byggnaden.

Åh, det där med dekorationer? Det kostar pengar.

Tips:Vi har täckt dig för grundutbildning i finansavdelningen.

Reklam

Japp, marknadsföring för evenemanget kommer att kosta dig pengar. Men med rätt marknadsföringsverktyg behöver du inte sätta upp massor med flygblad över hela staden.

Med detta sagt, flygblad skadar inte! Serietidningsbutiker, videospelsbutiker och brädspelskaféer är alla bra områden för lite pappersannonsering.

Att bygga en webbplats för att marknadsföra din mässa är inte heller en dålig idé. Du kanske också vill tänka på reklam via register-webbplatser. Ju närmare ett register riktar sig mot mässor för fans, desto bättre.

Tips: Vill du bli kreativ? Kolla in vår praktiska lista över mästerliga marknadsföringstips.

Biljetter

Som vi nämnde tidigare så kan de första åren vara lite av en uppförsbacke. Att debitera en inträdesavgift är ett bra sätt att få tillbaka en del av din investering.

Plattformar som Billetto kan göra biljettförsäljningen snabb och enkel. Du kan sälja biljetter i förväg och hålla koll på gästerna digitalt. Du kan även registrera dem vid dörren med en enkel skanning. Fördelarna med biljettförsäljnings webbplatser är svåra att överdriva.

Få fansen exalterade

I slutet av dagen, att vara värd för en mässa för fans handlar om en sak: fansen.

Galet, eller hur?

Kom ihåg att din kärlek till mässmaterialet kommer att synas. Är du ett fan själv? Då är du redan på väg att locka lokalbefolkningen till en fantastisk comic con. Eller ett liknande evenemang. Du vet, vad fansen kräver.

Berätta om dina mest minnesvärda mäss-upplevelser i kommentarfältet här nedan!

by on Lämna ett svar

Den ultimata guiden till en framgångsrik workshop

En framgångsrik workshop är en produkt av massor av bakom kulisserna. Men var inte rädd!

Vi har beskrivit den viktigaste informationen här i vår ultimata guide till workshops evenemang. Kolla in dessa steg-för-steg-tips för den övergripande idén. Vi rekommenderar också att du dyker djupare in i våra dedikerade artiklar i slutet av varje segment.

Vi kommer att täcka dessa fyra breda faser av workshophantering:

  • Planering
  • Marknadsföring
  • Vara värd
  • Uppföljning

Dags att börja arbeta och prata om shopen!

1. Planen

Vår guide till en framgångsrik workshop börjar i schema fasen. Följ dessa allmänna tips när du gör dina planer.

Bli bra

Du skulle inte vilja planera en workshop runt ett hantverk som du inte känner till! Se till att du organiserar saker kring något du har blivit riktigt bra på.

Vem är din publik?

Kanske är du den typiska person som gillar detta hantverk. Eller kanske är du en 25-årig man som gillar att sticka.

Det kan vara en bra idé att ansluta till artister och andra hantverkare för att se vilken typ av demografiskt område du ska arbeta med.

Några män som kan sy några vanliga trådar.

Lektions planering

En framgångsrik workshopinstruktör behöver en fast plan för dagens evenemang. Utarbeta några idéer och skapa ett schema för dagen. Detta kan hjälpa dig att bestämma hur din budget kommer att bli också.

Visa avgifterna

Mellan lokalen, hantverks leverantören och andra material, se till att biljettpriserna återspeglar det belopp du behöver investera.

Handlednings leveranser

Behöver du ge ut informativa broschyrer för denna workshop? Eller kan du istället spela handlednings videor på en projektor? Lämna inte allt lärande till dina föreläsningar ensamt.

Biljettförsäljning

Att sälja dina biljetter i förväg är nästan alltid en bra idé. Det beror givetvis lite på ditt demografiska.

Ge både tidiga köpare och sista minuten kommande sina önskade alternativ. Använd en online plattform som Billetto.

Guide till planering av en workshop

Kolla in vår fördjupade guide där vi verkligen pratar om shopar och gräver ner oss in i alla praktiska detaljer: ”Hur man planerar en framgångsrik workshop i 6 enkla steg”

2. Marknadsföring

Med planerna under ditt bälte är det dags att göra lite marknadsföring. Få ut ordet, sälj biljetterna.

Få till det bra med konstnärerna

Online konst och hantverks samhällen är en stor Internet närvaro. Leta efter lokala hantverksgrupper att gå med i på nätet.

Ettikett för gemenskap

När du väl har hittat dina grupper, gå inte bara in i vapenstriden. Du vill få en rapport uppbyggd först. Postrelaterat innehåll och att delta i konversationer.

Innan du annonserar din workshop, var noga med att rensa kampanjen med några administratörer.

Upphovsmän och shakers

Sociala medier influencers är en stor sak. De har relationer med publiken och det uppbyggda förtroendet. Du vill få dessa experter på din sida.

Du kan hitta några av dem med hashtags som #crafts eller #handcrafted.

Tips: Plattformar för influencers som den här gör det enkelt att ansluta till relevanta personligheter.

En framgångsrik workshop innebär att marknadsföra med internetkändisar som den här killen.
Sociala medier stjärnor är oerhört effektiva för marknadsföring av workshops

Hantverks innehåll

Innehållsmarknadsföring är till stor hjälp om du vill marknadsföra en framgångsrik workshop. När du marknadsför, vill du:

  • Skapa lärorikt innehåll: Visa din publik om hur man gör egna projekt.
  • Dela andra skapares innehåll: Det här är innehåll du inte behöver göra själv. Du kan använda det för att skapa kontakter med andra hantverkspersonligheter vars innehåll du delar.
  • Centruminnehåll kring dina egna workshops: Om du har gjort några tidigare workshops kan bilder göra riktigt bra reklaminnehåll.

Guide till att marknadsföra en workshop

Letar du efter mer detaljer? Kom igång med vår djupgående guide: ”5 utmärkta sätt att marknadsföra en workshop.”

3. Vara värd för

Den stora dagen har kommit! Låt oss gå igenom några saker att tänka på när du är igång med din show.

Utrustning

Behöver du handlednings utrustning som bärbara datorer, projektorer eller tv? En framgångsrik workshop-värd kommer tidigt att sortera ut dessa saker. Se till att allting fungerar, eller så måste du hoppa över PowerPoint på bläck vs. färg.

Gå med strömmen

Flödet av rummets atmosfär bör godkännas innan du är värd för en workshop i den. Några saker att ändra på kan vara bord, skrivbord och stolsavstånd. Vad är temperaturen? Vad sägs om fönster: öppet eller stängt?

Var inte blyg

Prata med dina gäster när de kommer! Få den rapporten att gå och bygg upp tidiga relationer för att få lärandet att komma.

Formaliteter

När alla har kommit, gör din formella introduktion. Hur blev du så bra på ditt hantverk? Vad är slutmålet för denna workshop? Pumpa din publik, men ställ realistiska förväntningar på färdigheter som uppnåtts i slutet av dagen.

Dela ditt schema

Se till att alla vet hur denna sak kommer att gå ner. Du kan skriva ut ett schema för dagen eller dela en digitalt.

Flexibilitet

Var som en kringla: flexibel! Ett schema är viktigt, men om en populär aktivitet går övertid är det inte nödvändigtvis en dålig sak.

En framgångsrik workshop betonar praktiska upplevelser som den här.
Var flexibel och låt dina deltagare lära sig självständigt.

När du älskar något, låt det gå

Gå inte överbord med instruktionerna. Låt dina deltagare komma ner och bli smutsiga. Detta borde vara en smidig, praktisk erfarenhet.

Jämlikhet

Se till så att alla har möjlighet att delta i diskussioner. Ge alla deras tid i rampljuset och rotera gruppledarskapet.

Byt ett sammandrag

När det är dags att börja avsluta, kommer en framgångsrik workshop att täcka alla framsteg som gjorts. Lämna dina gäster med en känsla av prestation och låt dem veta vad de fick ut av sina pengar.

Detta kan också ge gästerna möjlighet att behandla och internalisera lärdomar.

Guide till att vara värd för en workshop

Vi har mycket mer att säga till värdar för workshops som behöver råd. Kolla in vår djupgående guide: ”Att vara värd för en workshop med dessa 7 praktiska övningar”

4. Uppföljningen

Det är inte över tills det är över. Eller åtminstone tills du följer upp. Här är några riktlinjer för att binda en båge på hela workshopen.

Mata mig!

En av de bästa möjligheterna till feedback är precis vid finalen. Erfarenheten är färsk och dina gäster är fulla av känslor. Prova ett frågeformulär med några av följande:

  • Uppfyllde denna workshop sitt mål?
  • Har din skicklighet på detta hantverk förbättrats?
  • Vad kan denna workshop göra bättre i framtiden?

En tacksam inställning

Få ut all tacksamhet. Oavsett om det är e-post, social medier eller till och med text, tacka dina deltagare och låt dem veta vilken bra grupp de var. Du kan också prata lite om alla framsteg som alla gjorde.

Glöm inte att tacka deltagarna!
Avsluta genom att tacka dina gäster för att de gav liv till workshopen.

Budget

Vilka tillbehör användes och som blev dammiga? Var dina kampanjer framgångar? Var detta en bra miljö att vara värd för en workshop i?

Gå igenom din budget och gör ändra där det behövs. Om du till exempel köpte för många färgborstar har du nu en bättre uppfattning om hur många du behöver till nästa gång.

Blogcraft

Eventuellt fotomaterial som du har tagit under workshopen i rörelse är ett bra reklammaterial för framtiden.

Bygg en bloggrapport med play-by-play av dagens evenemang. Betona det roliga och alla färdigheter som har uppnåtts. Gör så att det ser bra ut för framtida deltagare!

Guide till uppföljning efter en workshop

Var noga med att kolla in vår fördjupade guide för viktiga detaljer som inte omfattas här: ”Avslutande workshop: följ upp efter en workshop i 6 steg”

Arbeta på det

Workshops är mycket givande evenemang att hålla i. De skapar personliga kontakter som du inte alltid får med andra evenemang. Var noga med att klara av dina färdigheter med våra djupgående artiklar om evenemangsfaser som är länkade i slutet av varje större avsnitt ovan.

Låt oss veta om dina egna upplevelser när det kommer till workshops i kommentarerna här nedan!

by on Lämna ett svar

Hälsa och säkerhet för evenemang: Vad du behöver veta

Hälsa och säkerhet för evenemang kan ofta vara den ena delen av planeringsprocessen som evenemangsarrangörer glömmer.

I det här inlägget ska vi titta på vad du behöver veta om effektiv hälsa och säkerhet på evenemang.

Viktiga saker att tänka på för hälsa och säkerhet på evenemang

Denna artikel innehåller information som är specifik för Storbritannien, men det allmänna rådet är ändå intressant för evenemangsplanerare av alla nationaliteter. När du organiserar ditt evenemang bör hälsa och säkerhet vara din första prioritet. Du bör tänka på följande saker.

Vem är du ansvarig för på ditt evenemang?

De personer du ansvarar för är inte begränsade till bara dina gäster. Du måste också överväga de personer som arbetar för dig: fast anställda, företag eller volontärer.

Hur stor är risken?

Om det finns en ökad risk för skada eller olycka på ditt evenemang, måste du göra extra planering för att minimera det.

Skulle något gå fel under din uppsikt måste du ha rätt procedurer för att hantera det i enlighet med detta. Om du inte gör det, och du befinner dig i strid med hälso- och säkerhetsbestämmelserna, kan du få stor böter på upp till 250 000 kr.

I värsta fall kan du också möta åtal. Planering och förberedelse är absolut nödvändiga för att du ska ha rätt arbets- och hälsoprocedurer på plats.

Vad du behöver förbereda

Som en arrangör är du ansvarig för att förbereda en riskbedömning, en beredskapsplan och en säkerhetsplan för evenemanget.

1. Riskbedömning

Oavsett vilken typ av evenemang du organiserar så måste du göra en riskbedömning i de inledande planerings stadierna.

Denna riskbedömning kommer att belysa eventuella faror som kan påverka ditt evenemang.

Hälsa och säkerhet för evenemang kräver en riskbedömning
Fyll i ett riskbedömningsblad för effektiv hälsa och säkerhet på evenemang

En riskbedömning ska innehålla saker som:

  • Kommer bullret att vara på en acceptabel nivå?
  • Finns det några faror för att elkablar blir skadade?
  • Vad är riskerna med eld?
  • Kan min belysningsstråle utlösa anfall?
  • Är mina tillfälliga strukturer säkra att hålla de tilldelade gästerna?
  • Finns det ett lämpligt antal badrum för antalet gäster?
  • Har jag tillgång till rent vatten?
  • Kommer avfall att hanteras korrekt?

Att vara beredd på en situation kommer att bidra till att dina gäster är säkra och att alla vet vad de ska göra om sakerna går fel.

Ladda ner den här mallen och gör en kopia för varje evenemang som du ska organisera. Ta dig tid att fylla i och prata med ditt evenemangsteam.

Det är också värt att titta på denna brandsäkerhetsbedömning.

Tips: Ta en titt på denna djupgående guide om hur man gör en riskbedömning, inklusive praktiska exempel för att fylla i mallen.

2. Nödplan

Ingen arrangör någonsin vill behöva använda sin akutplan, men det är viktigt att ha en om sakerna går fel.

En nödsituation kan vara allt från brand, till en översvämning, till ett bombhot. Hur ska du hantera den här typen av saker? Hur får du tillgång till stöd från polisen, brandkåren och ambulanserna om du behöver dem?

Hela din personal måste vara medveten om beredskapsplanen. Då kan de hjälpa till med att genomföra det om det oförutsedda skulle ske.

Du bör förbereda din beredskapsplan efter att ha genomfört riskbedömningen. Då får du veta mer om de potentiella problem som kan uppstå, och vad du kan göra för att förbereda dem.

Tips: Här är en guide till planering av incidenter och nödsituationer på evenemang.

3. Säkerhetsplan för evenemang

En säkerhetsplan för evenemang är ytterligare ett dokument som du behöver fylla i, och det kommer normalt att innehålla din riskbedömning och beredskapsplan. Det visar att du har tänkt på alla viktiga hälso- och säkerhetsaspekter som är relaterade till ditt evenemang.

Beroende på vilken typ av evenemang så kommer lokaler och lokala myndigheter att vilja se denna säkerhetsplan medan du är i planeringsstadiet av ditt evenemang. De vill veta om att du är beredd på en olika typer av situation som kan uppstå.

Du kommer också att lita på det här dokumentet om något händer under evenemanget och du befinner dig i en juridisk tvist.

Din säkerhetsplan ska innehålla:

  • Detaljer om ditt evenemang: Var, när, vad, detaljerade tidpunkter, platsplaner och så vidare.
  • Vem har ansvaret och andra viktiga kontakter?
  • Licenser och behörigheter som du har erhållit
  • Riskbedömning
  • Nödplanering
  • Hur personal för evenemanget kommer att kommunicera med varandra
  • Elstyrning och -försörjning
  • Uppgifter om toaletter, dricksvatten och avfallshantering
  • Handikappanpassningar och tillträde
  • Bullernivåer och kontroll
  • Hur du styr trafik och folkmassor
  • Först hjälpen och säkerhetsinformation
  • Information om tillfälliga strukturer, utrustningar och attraktioner
  • Mat och dryck: Vilka är de, vad gör de och vilka licenser har de?
  • Hur många anställda totalt samt deras arbetsuppgifter?

Tips:Inte säker på var du ska börja? ”Hur man skriver en effektiv säkerhetsplan” hjälper dig att komma igång.

Hälso- och säkerhetsriktlinjer för evenemang

Hälsa och säkerhet Executive (HSE) i Storbritannien är den bästa resursen som du kan hitta för att hålla i evenemang på ett säkert sätt.

Hälsa och säkerhet för evenemangsinformation på HSEs hemsida
Läs mer om hälsa och säkerhet vid evenemang på webbplatsen HSE.

Webbplatsen HMS har all information du behöver detaljer som:

För var och en av dessa kommer du att:

  • Lära dig om dina ansvarsområden som arrangör för evenemang.
  • Ta reda på de viktigaste sakerna du borde veta.
  • Hämta länkar till ytterligare resurser som du kanske behöver.

Oavsett om du håller i ett evenemang för första gången eller tionde gången är det en bra idé att noggrant titta på webbplatsen HSE.

Tips: Medan den är inriktade på musikevenemang, så erbjuder abonnementsbaserade The Purple Guide massor av relevant information om hälsa och säkerhet för evenemang, inklusive fallstudier och praktiska exempel.

Är alla hälso- och säkerhetsaspekter relevanta för mig?

Alla arrangörer måste överväga hälsa och säkerhet för evenemang. Men vissa aspekter kommer att vara olika beroende på vilken typ av evenemang.

Till exempel kommer en liten konstutställning på ett lokalt galleri att se väldigt annorlunda ut från en arena med fem tusen gäster. Du behöver inte oroa dig för tillfälliga strukturer, hyra tillräckligt med toaletter eller avfallshantering. Du skapar bara en hälso- och säkerhetsplan som passar detaljerna i ditt evenemang.

På samma sätt kommer evenemang som involverar alkohol eller utomhusaktiviteter att bli mer benägna för hälsa och säkerhets frågor.

Tips: En bra start är att söka efter ”hälsa och säkerhet för [din typ av evenemang]” för att se om det redan finns information om ämnet.

Vart du kan få hjälp

Allt detta kan tyckas ganska skrämmande, speciellt om det är första gången du tänker på hälsa och säkerhet för evenemang. Oroa dig inte om: Det finns gott om resurser för att hjälpa och vägleda dig längs vägen.

HSE: s ”Getting started” artikel är extremt användbar för första gångens evenemangsplanerare. Du har också följande alternativ.

Hjälp från lokaler

Många lokaler har redan information på sina webbplatser riktade direkt till evenemangsarrangörer. Denna information finns för att hjälpa dig att se till att allt är täckt för ditt evenemang, inklusive hälso- och säkerhetsåtgärder.

Om du inte hittar något på deras hemsida, fråga dem om de har befintlig information eller checklistor som hjälper. När allt kommer omkring är det i deras bästa intresse att se till att ditt evenemang löper på smidigt. De kan till och med ha tidigare erfarenhet av din typ av evenemang.

Hjälp från lokala råd

Regionala webbplatser som PeakDistrict.org.uk, Kingston.gov.uk och Yorkshiredales.org.uk erbjuder detaljerad information och checklistor om hälsa och säkerhet för evenemang. Det är värt att kolla in webbplatsen för ditt kommunfullmäktige eller ta kontakt med deras representanter för att se vilka uppgifter de kan ge.

Checklista för hälsa och säkerhet för evenemang
Checklista för evenemang från webbplatsen Peak District.

Hjälp från konsulter specialiserade på hälsa och säkerhet för evenemang

Du kan också hitta företag som specialiserar sig på att hjälpa evenemangsarrangörer att ta hand om hälso- och säkerhetsaspekter. Här är några:

  • Event Safety Plan ger säkerhetsstöd för evenemangsplanerare. Företaget erbjuder kurser, konsulttjänster och onlineverktyg som hjälper dig att uppfylla hälso- och säkerhetskrav.
  • Stagesafe är en hälso- och säkerhetskonsult för främst musikevenemang och live produktioner. De kan hjälpa till med all hälso- och säkerhets dokumentation samt inspektioner, beredskapsplaner och olycksutredningar.
  • Säkerhetsrådgivarna för evenemang har arbetat med många kända varumärken för att skapa skräddarsydda event. Du kan kolla in några intressanta fallstudier på deras hemsida.

Det finns många liknande konsulttjänster, så du borde kunna hitta en nära dig.

Särskilda överväganden för stora evenemang

Om du håller i ett stort evenemang och är oroad över publik hantering, kolla in Crowd Safety för råd och planeringshjälp.

På grund av den olyckliga risken för terrorism vid stora evenemang bör du också överväga regeringens ”Crowded places guidance”.

Tips: Den här hälso- och säkerhets checklistan från Northumbria University är ett bra exempel på specifika detaljer som du kanske vill överväga.

Undvik inte att ha en hälso- och säkerhetsplan

Hälsa och säkerhet för evenemang kan tyckas vara grovgöra först, men det är absolut nödvändigt att ha rätt planer på plats.

Konsekvenserna av dåliga hälso- och säkerhetsprocedurer kan vara förödande för dig som arrangör. Det är ditt ansvar att se till att du följer relevanta riktlinjer och har en nödplan på plats.

Genom att genomföra en riskbedömning och skapa en säkerhetsplan, säkerställer du säkerheten för din personal och dina gäster. Plus att du kommer att vara redo om något skulle hända under ditt evenemang.