Varje möte kan dra nytta av att ha en plan för vad som behöver diskuteras. För större företagskonferenser är en fast konferensagenda en absolut nödvändighet.
I den här artikeln kommer vi att gå igenom…
- Hur en typisk konferensagenda ser ut
- Tips för att skapa en agenda för en konferensens
- Mallar och andra verktyg för en konferansagenda
Vad är den typiska strukturen för en konferensagenda?
Det finns inga svåra och snabba regler när det gäller att strukturera en konferensagenda. Men du kommer att upptäcka likheter i de flesta program som du stöter på.
Så här ser många konferensagendor ut för en typisk dag:
- 08:00–09:00: Registrering öppnas
- 09:00–10:00: Keynote-talare 1
- 10:00–11:00: Förfriskningspaus
- 11:00–12:00: Breakout-session 1
- 12:00–13:00: Lunchrast
- 14:00–15:00: Keynote-talare 2
- 15:00–16:00: Breakout-session 2
- 16:00–17:00: Breakout-session 3
- 17:00–18:00: Nätverkssession
- 18:00–20:00: Frittid
- 20:00–00:00: Fest
Tips för att sätta ihop en dagordning för konferansen
Att skapa en konferensagenda är inte alltid en enkel uppgift. Det finns förväntningar att träffa, talare att rekrytera, och platsens tillgänglighet att överväga.
1. Besluta om ett konferenstema
Det första steget i att skapa en intressant konferensagenda är att skapa ett övergripande tema för evenemanget. Finns det ett specifikt ämne som är varmt i din bransch just nu?
Tips: Få inspiration i vår guide om hur du väljer rätt tema för ditt evenemang.
2. Utför evenemangsundersökningar före evenemanget
Din dagordning ska ge deltagare något av värde, så du måste ta reda på vad de är intresserade av att lära sig. Gör det genom att skicka ut en undersökning före evenemanget för att fråga dem.
Här är några frågor du kan fråga dina deltagare inför evenemanget:
- Vad hoppas du få lära dig av konferensen?
- Vilka talare skulle du vilja höra?
- Vilken typ av session (breakout, nätverka, etc.) är en prioritet för dig?
Du kommer att sätta upp dig själv för en lyckad konferens genom att mäta och möta dina deltagares förväntningar på detta sätt.
Tips: Du kan använda vår guide om evenemangsundersökningsverktyg för att hjälpa dig att samla in de insikter du behöver.
3. Rekrytera talare
När du har ett övergripande tema och vet vilka talare dina deltagare skulle vilja höra, kan du börja kortlista och nå ut till relevanta tänkande ledare.
Uppåtriktade huvudtalare kommer att se till att deltagarna är glada under dagen framåt. Ett brett spektrum av paneldeltagare för breakout-sessionerna kommer att täcka alla aspekter av ett givet ämne.
Efterfrågade talare kan vara svåra att få ombord, så det är viktigt att tillverka en övertygande berättelse som kommer att få upp intresset för din konferens.
Slutligen är det också en bra idé att ge dig gott om tid före konferensen för att rekrytera talarna. De bästa tenderar att ha mycket upptagna scheman.
Tips: Hemsidor som Speakers Corner har en databas med populära keynote-talare.
4. Skapa interaktiva sessioner
Dina deltagare kommer att förvänta sig samtal från kunniga talare som de kan lära sig av. Men de vill också delta i interaktiva sessioner under hela konferensen.
Här är några av de olika sessionerna som du kan inkludera på agendan:
- Underlätta Q&As
- Fireside-chattar
- Produkt demos
- Nätverkssessioner
- Undersökningar
- Quizzer
- Möten runt bord
Interaktiv konferens sessioner gör att dina deltagare känner sig som aktiva deltagare i evenemanget snarare än passiva åskådare. Se till att de är en del av berättelsen.
5. Organisera sessioner med spårning
Stora konferenser kan ofta ha hundratals olika sessioner som deltagarna kan delta i. Alternativ är alltid bra att ha, men det kan vara svårt att organisera allt.
Ett konferensspår har en rad relevanta sessioner kopplade till det under ett undertema. Att organisera sessionerna med spårare gör det enklare för deltagare att navigera på agendan.
Om vi tänker oss att du organiserar en marknadsföringskonferens kan Spår A se ut så här:
- 1: a sessionen: ”Hur du mästrar Facebook-annonser”
- 2: a sessionen: ”Influencer-marknadsföring 101”
- 3: e sessionen: ”Betydelsen av LinkedIn 2019”
Spår B kan se ut så här: 1: a sessionen:
- 1: a sessionen:”Hur du får din e-postlista att växa”
- 2: a sessionen:”Den senaste utvecklingen i SEO”
- 3: e sessionen: ”Verktyg för att öka webbkonverteringar”
Deltagare kan fortfarande välja att hoppa från ett spår till ett annat. Men att samla liknande ämnen under ett paraplyspår ger en mer sammanhängande konferensagenda.
Tips: Läs mer om hur du skapar bra breakouts som lägger till värdet på agendan.
6. Kommunicera agendan till konferenstalanger
Det är viktigt att du håller alla inblandade i uppdaterade när det gäller dagordningen. Talare och panelmedlemar vill veta om förändringar och deadlines.
Så här gör du så att alla vet vad som kommer att förväntas:
- Diskutera åtaganden och kompensation
- Kommunicera deadlines och leveranser
- Fråga efter alla presentationsmaterial i förväg
- Bekräfta några speciella tekniska krav
- Organisera bio- och bilder på ansikten-inlagor
- Granska och bekräfta presentationsscheman
Tips: Läs mer om hur du sammanfattar till dina talare och använd detta sammandrag för inspiration.
7. Inkludera dagordningen i din evenemangsapp
Papperagendan är så gammal. Chansen är att du redan har en evenemangsapp i åtanke för din nästa konferens. Se till att agendan är inkluderad för dina deltagares bekvämlighet.
Affärsmän kommer att ha andra saker som händer under deras professionella liv under konferensen. Se till att agendan även kan synkroniseras med deras personliga kalender appar.
En konferensagenda för konferenser är också ett bra tillfälle att samla in användbar feedback. Aktivera gillningar, kommentarer och recensioner för varje spår eller session, så att du vet vad som fungerar och vad som inte gör det.
Tips: Kolla in de här topp evenemangssapparna som du kan använda för din konferens.
Verktyg för konferensagenda samt mallar du kan använda
Det finns inget behov av att återuppfinna hjulet när det gäller att skriva din konferensagenda. Det finns gott om bra mallar tillgängliga gratis online.
Här är några konferensagendansmallar som du kan använda som startpunkt:
Det finns också ett urval av appar som är dedikerade till att bygga konferensagendor:
Redo för att schemalägga det?
Du har nu alla verktyg du behöver för att sammanställa en fast konferensagenda. Med det i handen, bör ditt evenemang gå så smidigt som möjligt.
Har du hittat en konferensagenda som du tyckte var särskilt bra? Ge oss en länk i kommentarfältet här nedan. Delad lycka är dubbel lycka!