Som en evenemangs arrangör vill du ofta veta hur du kan hitta volontärer för ett evenemang. Särskilt om du organiserar en välgörenhets insamling.
Den här guiden hjälper dig att…
- Definiera vad du behöver volontärer till
- Skapa roller för dina evenemangs volontärer
- Ge incitament till volontärer
- Hitta potentiella kandidater
- Rekrytera rätt volontärer för ditt evenemang
I slutet kommer du att veta exakt hur du definierar dina volontärers roller och hur du hittar folk till att fylla dem.
1. Definiera dina evenemangskrav
Det första steget i din volontärs rekryteringsprocessen för ditt evenemang är att avgöra varför du behöver dem. Under planeringsfasen för evenemanget bör du skriva en lista över uppgifter som du behöver göra.
När du väl vet vad som behöver göras, har du en uppfattning om de färdigheter som krävs för dessa uppgifter. Med det i åtanke kommer du bättre att kunna hitta volontärer med precis rätt erfarenhet.
Evenemangs volontärer kan hjälpa dig med många saker, inklusive…
- Planera evenemanget
- Marknadsföra och marknadsföring
- Kontrollera evenemangsdeltagare
- Ge vägbeskrivning under evenemanget
- Servera mat och dryck
- Ta hand om talare eller underhållare
- Städa upp efter evenemanget
Men praktiska färdigheter kanske inte är allt du behöver. Kanske kräver ditt evenemang specifika personlighetsdrag, som att vara optimistisk eller ha bra humor.
Du kan också behöva volontärer med specifika fysiska egenskaper. Om du behöver dem för att lyfta tunga lådor, så vill du ha någon som är stark och har lite uthållighet.
Gör en lista över önskvärda personlighetsdrag som du vill att dina evenemangs volontärer ska visa.
Tips: Läs våra guider om hur du planerar ett evenemang och vad du ska göra under själva dagen för att hjälpa dig att skriva en lista över uppgifter och krav.
2. Rådfråga några evenemangs intressenter
Det är en bra idé att rekrytera volontärer för ditt evenemang, men se bara till att alla inblandade är på samma sida. Berätta för ditt team om eventuella rekryteringsstrategier för volontärer.
Om du inte planerar evenemanget ensamt kanske du vill samråda med andra intressenter som är involverade (t.ex. sponsorer) innan du rekryterar volontärer.
Tips: Läs om hur man förhandlar med intressenter om du förväntar dig motstånd mot idén att rekrytera evenemangs volontärer.
3. Skapa roller till volontärerna för evenemanget
När du har en lista över uppgifter som behöver göras i förhållande till evenemanget, är det dags att utarbeta några roller för dina potentiella volontärer.
Se vilka uppgifter som kan grupperas så att du vet vilka volontärer som kan ansvara för vilka uppgifter. Tänk dig att du skapar avdelningar för ett företag (som du i princip är).
Här är en lista över möjliga evenemangsavdelningar som du kan skapa:
- Städning
- Leveransdispens
- Kontroll över folkmassan
- Kundservice
- Logistik
- Marknadsföring
- Varor
- Biljettförsäljning
- Trafik
När du har en lista över avdelningar som tar hand om specifika uppgifter kan du börja segmentera dessa avdelningar i enskilda roller.
Din marknadsavdelning kan till exempel ha en person för sociala medier, en för flygblad och en för evenemangs annonser.
När du har definierat de enskilda rollerna i varje avdelning kan du börja skriva en arbetsbeskrivning för var och en av dem.
Din arbetsbeskrivning ska innehålla, men inte vara begränsad till, följande:
- Ansvar
- Deadlines
- Mål
- Färdigheter
- Erfarenhet
- Kunskap
- Fysiska egenskaper
- Personlighetsdrag
Försök att göra arbetsbeskrivningen så detaljerad som möjligt. På det sättet undviker du sökanden som har missförstått vad du letar efter.
Tips: Läs om hur du skriver en stor arbetsbeskrivning för volontärer.
4. Ge incitament till volontärer
Volontärer är vanligtvis obetalda, vilket innebär att du måste komma med ett annat incitament för att göra det till ett attraktivt förslag. Du måste tänka på kreativa sätt att rekrytera volontärer.
Här är några möjliga incitament du kan ge dina volontärer:
- Fri tillgång till evenemanget
- Backstage pass
- Mat och drycker
- Rabatter på produkter eller tjänster
- Arbetslivserfarenhet
- Rekommendationsbrev
Inriktningen borde inte bara vara något som är lätt för dig att leva utan. Det borde ha ett verkligt värde för dina potentiella volontärer.
Tänk på det som en lön. Du skulle inte göra ditt jobb gratis, så varför ska de? Ditt incitament bör vara lika eller av större värde än den tid och det arbete de lägger in i volontärarbete.
Tips: Kolla in dessa stora incitament för evenemangs volontärer för att hjälpa dig att själv bestämma.
5. Hitta potentiella volontärer för evenemanget
Du vet vad som behöver göras, vem kan göra det och vad ska du erbjuda i gengäld. Än så länge är allt bra. Nu måste du hitta de faktiska volontärerna för ditt evenemang.
Använd dina befintliga kanaler
Det första du kan göra är att använda dina befintliga kanaler för att marknadsföra möjligheterna till volontärarbete. Lägg upp på sociala medier, maila din e-postlista och fråga ditt personliga nätverk.
Tips: Läs om hur du marknadsför dina volontärs roller online.
Fråga andra organisationer
Ett bra sätt att fånga volontärer är att fråga andra organisationer som använder dem i sitt arbete. Chansen är att de kommer att ha några bra kandidater på filer som de kan dela med dig.
Tips: Välgörenhetsorganisationer som Cancer Research UK och British Heart Foundation använder volontärer för deras evenemang.
Sök i databaser för volontärer
Du kan även söka befintliga volontärdatabaser för att hitta personer som redan har anmält sig som volontärer. De letar bara efter rätt möjlighet.
Tips: Titta på volontärdatabaser som SignUp.com för att hitta kandidater för dina evenemangsroller.
Låt dem hitta dig
Du kan också få dig själv annonserad på webbplatser och forum som hjälper volontärer att hitta möjligheter. Se bara till att ditt evenemang eller orsak är värdigt (se 4).
Tips: Ange din möjlighet på Do-it.org för att bli uppmärksammad.
6. Rekrytera volontärer för evenemanget
När du har hittat en källa till potentiella kandidater för dina volontärroller, är det dags att förutbestämma, intervjua och sedan rekrytera de bästa.
För-kvalificera
Om du får många applikationer kan du solla ut kandidater som inte kommer att passa bra med hjälp av ett frågeformulär.
Använd frågeformuläret för att fråga dem om deras färdigheter, intressen och orsaker till volontär arbete. Det kan också hjälpa dig att fördela dem till vissa roller före intervjun.
Intervju
Om ditt evenemang är relativt litet, bör du ta dig tid att intervjua varje volontär personligen. Alternativt kan du anordna ett Skype-samtal med dem om de inte finns i närheten.
En intervju som sker ansikte mot ansikte ger dig en mycket bättre uppfattning om vem de är som person och huruvida du vill ha dem i ditt team.
Rekrytera
När du har listat de bästa kandidaterna är det dags att rekrytera dem. Läs denna volontär rekryteringsprocess för att hjälpa dig med att slutföra din sökning.
Hittade du några volontärer?
Förhoppningsvis har denna guide hjälpt din volontär rekryteringsinsats. Du borde nu ha ett utmärkt lag redo att hjälpa till med ditt evenemang.
Nu behöver du veta hur man hanterar ett team av volontärer, som vi kommer att täcka på den här bloggen inom kort.
Håll dig uppdaterad för mer!
