En affärsplan till ett evenemang är ett praktiskt dokument som hjälper dig att fokusera dina ansträngningar som evenemangets arrangör. Men det är också ett bra verktyg för att sälja din evenemangsidé till potentiella investerare.
Läs den här guiden för att lära dig om alla olika avsnitt som du bör inkludera i din affärsplan för att göra den användbart och övertygande.
1. Företagsstruktur
Uppbyggnaden av ditt evenemangsföretag och team kommer att gå långt för att övertyga investerare. Det spelar ingen roll hur bra ditt evenemangsförslag är om det inte finns något team som kan göra det till en verklighet.
Här är vad du bör inkludera i beskrivningen av din företagsstruktur:
- Du och din roll som arrangör
- Evenemangsteamet du rekryterat (plus deras titlar och jobb-beskrivningar)
- Vilken typ av företag du kör (ensam näringsidkare, partnerskap, eller aktiebolag)
- Vilka leverantörer som du kan tänka dig att arbeta med
- Ditt företags historia och tidigare prestationer
Tips: Om din företagsstruktur är mer komplex, använd den här guiden för att hjälpa dig att skriva en beskrivning.
2. Evenemangsbeskrivning
Evenemangsbeskrivningen är köttet i din affärsplan. Det är där du verkligen försöker sälja konceptet till potentiella investerare. Försök med att inkludera så många detaljer som möjligt.
Här är vad du behöver ta itu med i evenemangsbeskrivningen:
- Uppdragsförklaring: beskriv det övergripande syftet med evenemanget och vad du hoppas uppnå före, under och efter evenemanget.
- Mål och tidslinje: redogör för de uppgifter som behöver göras, när de behöver göras, vem som ska göra dem och hur de planerar att göra dem för att uppnå det övergripande målet för evenemanget.
- Evenemangsprogram: beskriv programet i detalj och ge en översikt över vilken typ av innehåll du avser att ge till evenemangsdeltagarna.
- Målgrupp: berätta för investerare vilket demografisk område du försöker nå (inkludera dina personers köpare), varför ditt evenemang skulle vädja till dem och hur du planerar att marknadsföra den.
- Aktieägare: inkludera några viktiga intressenter i evenemanget, vad deras engagemang är och hur evenemanget kommer att gynna dem.
Du kan också inkludera lite historia om evenemanget om du har organiserat ett liknande evenemang tidigare. Inkludera alla positiva resultat, liksom dina planer för att expandera dem i framtiden.
3. Utvecklingsplan
Evenemangsbeskrivning ska tvinga dina potentiella investerare att stödja det aktuella evenemanget. Utveckla med en utvecklingsplan för framtiden, och de kommer att ha dollar tecken i ögonen.
- Framtida vision: visa den stora bilden genom att beskriva din vision för evenemanget framåt. Kommer det bli ännu större nästa år? Kommer det att expandera till andra länder?
- Strategisk utveckling: redogöra för hur du planerar att få din framtida vision att hända, hur tidslinjen kommer att se ut, och vem som kommer att vara involverad i utvecklingen.
- SWOT-analys: visa investerare att du har tänkt igenom allt genom att ge dem en analys av styrkan och svagheterna i din vision.
Tips: Om du inte har tidigare erfarenhet av det, lära dig hur du gör en SWOT-analys för evenemang.
4. Evenemangskrav
Använd evenemangskraven för att beskriva vad du behöver för att få evenemanget att hända. Det ger investerare en uppfattning om hur många resurser du behöver och visar dem att du har varit noggrann.
Här är några av de många saker du behöver för ditt evenemang:
- Faciliteter: lista lokaler, catering, resor, boende, parkering, kraft och WiFi.
- Utrustning: innehåller ljud-, belysnings- och scen utrustning för alla artister eller talare.
- Bemanning: beskriv eventuella evenemang, service, säkerhet, underhållning och medicinsk personal som du behöver.
- Juridiskt: redogör för alla skillnadslicenser och försäkringar du behöver för evenemanget.
- Budget: inkludera en ungefärlig summa om hur mycket allt ovan kommer att kosta.
Tips: Läs vår guide om vilken försäkring du behöver för ditt evenemang.
5. Marknadsplan
Investerare är inte dem enda du behöver sälja evenemanget till. Din målgrupp måste också veta om det. I sin tur vill dina investerare veta hur du planerar att få ut ordet.
Här är några överväganden som du bör göra när du formulerar din marknadsplan:
- Positionering: definiera dina USPs och hur du placerar ditt evenemang i förhållande till din konkurrens.
- Biljettförsäljning: redogöra för hur mycket dina biljetter kommer att kosta och hur du planerar att distribuera dem.
- Marknadsföring: ange vilka kanaler (som e-post, direktmeddelande, SEM och sociala medier) du ska använda för att marknadsföra evenemanget och nå din målgrupp.
- PR: identifierade medierna som du ska nå ut till och hur du kommer att övertyga dem om att presentera ditt evenemang.
- Budget: uppskatta hur mycket det kostar att marknadsföra evenemanget som helhet.
Tips: Du kan ladda ner den här marknadsföringsmallen för evenemang för att hjälpa dig att beskriva din plan.
6. Finansiell plan
Det tar pengar för att tjäna pengar, men alla som investerar i ditt evenemang vill veta om du kan hantera det. Skriv upp en ekonomisk plan för hur du ska hantera evenemangsbudgeten.
Skissa alla dina möjliga inkomstkällor från evenemanget:
- Biljetter
- Varor
- Utställningsrums försäljning
- Finansiering
- Bidrag
- Donationer
- Sponsorskap
Lista sedan alla dina förutspådda utgifter:
- Platsuthyrning
- Utrustningshyra
- Marknadsföring
- Talare och underhållare
- Catering
- Fotograf
- Skyltar och dekoration
- Bemanning
- Appar och programvara
Tips: Läs vår guide om hur du planerar en evenemangsbudget som hjälper dig att beräkna kostnaden för ditt evenemang.
7. Sammafattning
Nu när du har täckt alla viktiga avsnitt i din affärsplan för ditt evenemang, är det dags att sammanfatta det och se till att det ser bra ut.
Här är de avsnitt som du bör inkludera före och efter de avsnitt som vi just har täckt:
- Framsidan: Ange evenemangets namn och logotyp, titeln på din affärsplan och dina kontaktuppgifter.
- Innehåll: Skapa en innehållsförteckning som beskriver alla olika delar av din affärsplan.
- Sammanfattning: Skriv hela affärsplanen i ett kondenserat format som täcker alla viktiga detaljer, som tar några minuter att läsa.
- Bilagor: sätt in bilagor i slutet om du har några ytterligare anteckningar, rapporter eller forskning som kompletterar din affärsplan.
Tips: Du kan läsa den här handledningen om hur du formaterar en affärsplan för att ge dig en ram.
Checklista för affärsplanen
Bara för att sammanfatta, här är de avsnitt som du behöver inkludera i din affärsplan:
- Framsidan: titel, evenemangsnamn och logotyp.
- Innehållsförteckning: sidnummer för varje sektion.
- Sammanfattning: En kondenserad version av din affärsplan.
- Företagsstruktur: Typ av företag och personuppgifter.
- Evenemangsbeskrivning: mål, program och målgrupp.
- Utvecklingsplan: framtida vision, strategi och SWOT-analys.
- Evenemangskrav: anläggningar, utrustning, bemanning och allt juridiskt.
- Marknadsplan: positionering, biljettförsäljning, marknadsföring, PR och budget.
- Finansiell plan: Inkomster och utgifter.
- Bilagor: Ytterligare undersökningar, diagram och anteckningar.
Slutsats
Det tar lite tid att formulera din affärsplan, men du kommer bli glad att du gjorde det när det är klart. Det kommer inte bara att vara användbart för potentiella investerare, utan också för dig och ditt evenemangsteam.
Kom ihåg att din affärsplan ska vara ett levande dokument. Uppdatera det varje gång det finns några nya utvecklingar.
Om du fortfarande är hungrig för mer, titta på den här videon om hur du skriver en affärsplan: