Så här väljer du rätt registrerings programvara för event: En guide

Den rätta registrerings programvaran för event kan göra eventplanering mycket enklare. Att välja fel alternativ eller att försöka gå igenom processen ensam, kan göra att du ångra det.

Var inte orolig: Det finns några väldigt enkla lösningar där ute. Du behöver inte vara en teknisk expert för att dra nytta av dem.

Vi har sammanställt en guide som hjälper dig att välja den bästa registrerings programvaran för event, som passar dina behov. Beroende på storleken på ditt evenemang eller företag kan du prioritera olika funktioner. Den här guiden hjälper dig att fatta rätt beslut.

Vad är en registrerings programsvara för event?

Alla automatiserar inte eventhantering. Massor av företag och individer planerar fortfarande event på ett gammaldags sätt.

En registrerings programvara för event är ett sätt att hantera deltagare, inbjudningar, biljetter och andra aspekter av att sätta ihop ett event. Det är många bollar att jonglera. Den rätta plattformen kan automatisera mycket av processen.

Naturligtvis är alla event olika. Därav erbjuder eventhanterings program funktioner som tillgodoser en rad olika behov. Om du sätter ihop en konferens behöver du en blandning av verktyg som är helt annorlunda än någon som planerar en konsert.

Vilka funktioner passar dig?

Registrerings programvaror för event finns i många olika storlekar och former. Du måste fastställa de funktioner du behöver. Vad levererar dessa funktioner? Vilka är mest viktiga för det evenemang du planerar?

Hantering av deltagare och biljettförsäljning.

Deltagarna är kärnan i varje event. Att hantera svaren, biljetterna och kapaciteten på plats i ett Excel-kalkylblad kan vara en mardröm. Ett registrerings program för event kan ta bort problemet.

Registrerings programmet ger vanligtvis en sida där personer kan svara på ditt evenemang. Du kan länka till detta från din webbplats, sociala medier och e-post marknadsföringskampanjer. Om du automatiserar deltagarnas spårning gör du livet enklare. Du kan även konfigurera automatiska e-postkampanjer och skicka påminnelser till dina gäster.

Din programvara ska också kunna hjälpa dig att hantera dina biljetter. Vissa event kan vara så enkla som att bara sälja en typ av biljett och se vem som dyker upp, men det är sällsynt.

Din biljett mix beror på plats kapacitet, olika biljettpriser (till exempel vuxna v.s barnbiljetter) och rabattnivåer. Det kan snabbt bli komplext. Men att skapa biljettförsäljning för ditt event behöver inte vara svårt — med rätt verktyg. Sidor som Billetto låter dig börja inom bara fem minuter.

Enkel användning

Det finns inga tvivel om att använda en programvara ibland kan kännas som att styra en rymdfarkost. Event programvaror ska inte ge dig huvudvärk. Några av programvarorna där ute är oerhört lätta att använda.

Programvaror som Eventbrite har gott om funktionalitet i ett enkelt gränssnitt som låter dig se alla steg i eventprocessen.

Integrering

Människor är bättre anslutna än någonsin tidigare. En GlobalWebIndex-studie har rapporterat att människor i genomsnitt har sju sociala mediakonton vardera. Att hålla alla ”slutna” är inte alltid det bästa alternativet.

Du vill dela ditt event långt och brett, särskilt om det är öppet för allmänheten. Registrering för event kan länkas med e-post marknadsföringstjänster, sociala medier med flera. Bizzabo, integrerar till exempel med över 750 olika plattformar.

Använd ditt registreringsprogram för betalningar? Se till att du använder en version som integreras med flera betalningsplattformar. På så sätt kommer du inte att förlora en deltagare eftersom de snubblat vid kassan.

E-post och marknadsföringsverktyg.

Din marknadsföring för ett event ska vara professionellt och väl genomtänkt. Den rätta programvaran låter dig enkelt skicka påminnelse e-post och specialerbjudanden. EventZilla kan även hjälpa dig att skapa en mobilvänlig webbplats för ditt event.

Ju mer kontroll du har över marknadsföringen, desto bättre. Människor är mer benägna att engagera sig med en e-postkampanj och eventsida som ser professionella ut. Som Pinpointe förklarar här: ”Det är viktigt att produktbilder ser professionella ut; annars kommer prenumeranter inte att bli lika intresserade ”.

Din ”produkt” är din logotyp, din inbjudan och din webbplats tills du får människor genom dörren.

Överväg om du kan inkludera din egen marknadsföring, eller om du är fast i mallar. Hur mycket flexibilitet ger e-postkampanjerna dig? I det här fallet är utseendet viktigt.

Andra marknadsförings verktyg för registrering av programvaror kan inkludera inbäddade widgets, QR-kod generatorer, kupongkoder och mycket mer.

Pris (och prisstruktur)

Med de många alternativen för programvaror finns det många prisalternativ. Whova.com har skapat en fullständig prisjämförelse för att visa några av prissättnings strukturerna.

Vissa tar ut en fast ränta för sina tjänster, till exempel en månadsavgift. Vissa tar en fast avgift per biljett, medan andra tar en procentandel. Du kan även hitta kombinationer av dessa tre typer av betalningar.

Om du kör igång ett stor event kan en fast avgift vara det bästa valet så att priserna inte börjar stapla upp.

Insikter erbjuds

Ett av de mest kraftfulla verktygen som din programvara kan ge dig är en inblick i beteendet hos dina kunder. När du väljer, överväg vilken statistik de kan ge dig.

Du kan kontrollera statistik som omvandling av eventsidor, totala intäkter, deltagare och incheckningar. Vissa program kommer även att visa negativa saker som till exempel återbetalningar du har haft att erbjuda. Denna typ av data kan vara otroligt svår att formulera utan programvara. Att få tillgång till det kommer att göra dina event mer framgångsrika.

Slutsats

I vissa branscher är det tydligt när en leverantör är bättre än en annan. Med ett registreringsprogram för event handlar det mer om att du har lämpliga funktioner till ett lämpligt pris.

Bara du vet exakt vad du letar efter. Att kunna uträtta vad varje funktion kan erbjuda hjälper dig att fatta rätt beslut. Du kan spara på arbetsbelastning och spendera mer tid på framtida event.