Så här distribuerar du ditt pressmeddelande för ditt evenemang i 7 steg

Om du har följt vår guide om hur du skriver ett pressmeddelande för ditt evenemang, bör du nu vara redo att distribuera den långt och brett.

I den här guiden går vi igenom de olika alternativen du har för hur du distribuerar ditt pressmeddelande, liksom hur du kan öka sannolikheten för att den presenteras.

Ha så kul!

1. Hyra en PR-byrå

Det vanligaste sättet att distribuera ett pressmeddelande för ett evenemang är via en PR-byrå. Deras jobb är att ha en bra koppling, så de har redan en lång lista med media företag att skicka ut den till.

Inte bara har de kontakterna, de vet också hur de ska närma sig dem på ett sätt som ökar sannolikheten för att ditt pressmeddelande faktiskt blir presenterat.

Du kan till och med ta det ett steg längre och få PR-byrån att hjälpa dig att skriva pressmeddelandet själv. De kommer att ha erfarenhet av det, eftersom det också ingår i deras arbetsbeskrivning.

Låter det för bra för att vara sant? Det beror på att det inte är gratis.

En bra PR-byrå vet vad de ska ta betalt för sina tjänster. Ju fler tjänster du behöver, desto högre blir priset.

En annan nackdel med att använda PR-byråer är att alla inte media företag gillar att hantera dem. Vissa försäljningsställen kommer att föredra en personlig känsla och hitta byråer för ”företag”.

Tips: Använd den här listan över de 35 bästa företagen i Storbritannien för att komma igång.

2. Använd en pressförmedlingstjänst

En distributionstjänst för pressmeddelande är en plattform som låter dig skicka ut ditt pressmeddelande till en lång lista med mediekontakter. Det är vanligtvis ett mycket billigare alternativ än att hyra en PR-byrå.

Du kan filtrera media företag och journalister per kategori. Det är mycket praktiskt och hjälper dig att rikta ditt pressmeddelande till de personer som mest sannolikt kommer att presentera det.

Både PR-byråer och distributionsplattformar hjälper dig att nå en stor publik. Men en distributionstjänst är just det: distribution. Ingen personlig känsla och ingen uppföljning.

Kritiker har hävdat att det är meningslöst att använda en distributionstjänst för pressmeddelanden eftersom det uppgår till lite mer än spammande media företag.

Tips: Ta en titt på den här listan över de 13 bästa distributionsbyråerna för pressmeddelanden i Storbritannien för 2019.

3. Använd sociala medier

Det ska vara självklart att du vill använda sociala medier för att marknadsföra ditt pressmeddelande. Men vi säger det ändå.

Den första och främsta orsaken till att du ska posta ditt pressmeddelande på sociala medier är för att det är gratis att använda (om du inte kompletterar med betalda kampanjer).

Plus många (om inte de flesta) journalister och bloggare bor där. De använder sociala medier för att upptäcka nya historier, affärer och trender. Du kanske också kan nå nämnda journos lättare på sociala medier än vad du skulle ha på deras email. Faktum är många PR-byråer når dem på det sättet.

Som med alla andra på sociala medier är det viktigt att du behandlar dem som människor och inte som spam-receptorer. Engagera dig med deras innehåll och försök att skapa ett meningsfullt förhållande.

Så här ska du strukturera ditt pressmeddelande på de olika sociala medierna:

• Twitter: Skriv ett pressmeddelande på 140-280 tecken och följ det med en bild.
• Facebook: Håll ditt pressmeddelande till 90 tecken (så det blir inte avskuret) och lägg till en bild.
• Instagram: Skriv en bild av pressmeddelandet och lägg till ett max 15 sekunders videoklipp till dina Stories.
• Pinterest: Alternativen är begränsade här, så utforma en fängslande bild som innehåller ditt pressmeddelande info.

Tips: Läs mer om hur du engagerar med journalister på sociala medier för att skärpa dina färdigheter och lära dig om pressmeddelanden för sociala medier.

4. Bygg din egen media lista

Om du befinner dig i evenemangsplanerings spelet för en längre period kan det betala sig att bygga din egen lista med media företag att kontakta när du har ett pressmeddelande att distribuera.

Det är tidskrävande, men om du har tid, pengar och mänskliga resurser börja då kolla runt på Internet för presskontakter som du kan lägga till i din lista.

Fördelen med att ha en egen lista, förutom att du äger den, är att du också kan lägga till en personlig prägel i sökningen. Många journalister kommer att uppskatta att du hör av dig direkt.

Du kan också kombinera den med #2 ovan för att hitta en katalog med mediekontakter som du kan kopiera till din egna adresslista.

Tips: Läs den här guiden om hur du använder sociala medier för att bygga din mediakontakt lista.

5. Undersök och följ riktlinjerna för inlämning

Om du har valt att skapa en egen mediekontakt lista, är det viktigt att du uppmärksammar varje utlämnings riktlinjer för inlämning av pressmeddelanden.

Som du förmodligen kan föreställa dig, så är medierna utsöndrade med förfrågningar varje dag. De har inte tid att gå igenom dem alla. Deras riktlinjer för inlämning finns för att filtrera bort spam.

Typiska riktlinjer för inlämning kommer att innehålla saker som att uttaget är intresserad att ta emot och vilket filformat de skulle vilja ta emot det.

Tips: Ta en tittpå några riktlinjer på inlämningar för att få en uppfattning om vad som ska förväntas.

6. Skicka ditt pressmeddelande

När du har identifierat de mediautbud du vill närma dig och läst deras individuella inlämningsriktlinjer, är det dags att skicka in pressmeddelandet till dem.

Det är viktigt att du skickar ditt pressmeddelande omedelbart. Lämna inte in den till sista minuten. Ge företagen några veckor för att läsa och publicera ditt pressmeddelande.

Här är vad strukturen på din e-postadress till media företag ska se ut:

• Ämne: nämn huvudhöjdpunkten för ditt evenemang och varför det är fantastiskt.
• Hälsning: hälsa den person du närmar dig med deras namn om du vet det.
• Öppnen paragraf: ge något sammanhang om vem du är och varför du mailar dem.
• Andra stycket: picha ut ditt evenemang och varför det förtjänar att presenteras på deras hemsida.
• Tredje stycket: ge dem ett uppmaning till handling och ett eventuellt incitament att publicera det.
• Stängning: tacka för deras tid och ta med dina kontaktuppgifter så att de kan komma i kontakt.

Tänk på att det inte finns någon garanti för att du ska få ett svar, oavsett hur välskrivet ditt e-postmeddelande är. Media företag är väldigt upptagna. Att bli presenterad är i sista hand ett talspel.

Tips: Läs den här djupgående guiden för hur du ska strukturera ditt mail till media företag.

7. Uppföljning

Ditt arbete med att distribuera ditt pressmeddelande slutar inte när du trycker på ”Send”. Nu måste du spela det väntande spelet ett tag… och följ sedan upp.

Med vissa företag behöver du inte ens vänta innan du följer upp. Du kan ringa till företaget eller journalisten för att låta dem veta att du har mailat dem. Det ökar sannolikheten för att din e-postblir läst.

Därefter är det viktigt att du utövar lite tålamod medan de går igenom din pitch och pressmeddelande. Det kommer du inte gynna att vara en telefon eller e-postdestination.

Hur länge du väntar beror på hur mycket tid du har i dina händer. Om ditt evenemang fortfarande är långt borta, vänta då en vecka eller så. Om det är tidigare, vänta då tre dagar innan du följer upp.

Var artig när du följer upp. Konstruera samtalet så att det är en fråga om artighet. Fråga om de har haft chans att läsa ditt pressmeddelande och om det finns några frågor du kan svara på.

Tips: Läs citat från faktiska journalister om hur de tycker om att följas upp.

Tryck på

Det finns många sätt att distribuera ett pressmeddelande. Hur du närmar dig detta beror mest på ditt evenemang och stilen på ditt företag.

En personlig e-post eller ett professionellt skrivet e-postmeddelande från en PR-byrå är de mest effektiva sätten…men också de dyraste och tidskrävande.

En distributionstjänst kan få ditt meddelande ut snabbare och billigare, men med risken för att ditt pressmeddelande markeras som spam och inte tas upp av försäljningsställena.

Har du förstahands erfarenhet med att distribuera ett pressmeddelande från evenemanget? Lämna oss en kommentar i avsnittet här nedan!