Hur man genomför ett evenemang för fokusgrupper för att få insikter om publiken

Marknadsundersökning är en viktig del av den professionella arrangörens verktygslåda. Det finns många sätt att ta itu med, inklusive att skicka en undersökning och vara värd för ett evenemang för fokusgrupper.

Vi har redan täckt allt relaterat till undersökningar för evenemang. Nu är det dags att beskriva hur man skapar en fokusgrupp, så att du kan få mer värdefulla insikter.

Läs vidare för att få reda på…

• Fokusgrupperna
• Hur du planerar en fokusgrupp
• Vilka frågor du ska fråga
• Hur du rekryterar deltagare
• Hur du mäter diskussionen
• Vad du ska göra med resultaten

Varför drivs en fokusgrupp?

Feedback för evenemangsundersökningar, som vi har förespråkat tidigare, kommer att berätta vad dina deltagare känner och hur de upplevde evenemanget.

Fokusgrupper, å andra sidan, kommer att gå djupgående och försöka begränsa varför dina deltagare känner hur de gör det.

Med andra ord kommer feedbackundersökningar att ge dig en överblick över vad som gick rätt och fel med ditt evenemang, medan en fokusgrupp hjälper dig att förstå de granulära detaljerna.

Fokusgrupper—och evenemangsundersökningar, för den delen—är inte bara användbara för utvärdering efter evenemanget. De kan också hjälpa dig som en del av din marknadsundersökningsinsats före ett evenemang.

Hur du planerar en fokusgrupp

Planering är allt, men du visste redan det från att organisera evenemang. Detsamma gäller för en fokusgruppsdiskussion, så låt oss prata om hur det kan göras.

1. Definiera dina mål

Du behöver ett tydligt mål innan du rekryterar deltagare till din fokusgrupp. Vilka frågor försöker du svara på? Vilken information kommer att göra planeringen av dina framtida evenemang enklare?

Här är några frågor du kan använda fokusgrupper för att svara på:

• Kommer din evenemangsidé tilltala din målgrupp?
• Hur kan du bäst marknadsföra ditt evenemang till dem?
• Vilka sätt kan du förbättra dina evenemang?

Ett tydligt mål gör det enklare för dig att planera fokusgruppen. Det kommer också att se till att du får ut det mesta av din tid och dina ansträngningar.

2. Definiera din målgrupp

Oavsett om du definierar dina mål eller målgrupp först är det lite av ett höna och ägg problem. Det beror på vad du prioriterar.

Om du har ett tydligt mål för ditt evenemang och inte har något emot vem det vädjar till, bör du börja med fokusgruppen.

Om å andra sidan syftet med ditt evenemang är att nå en specifik publik, bör du definiera vem som är först. Då kan du fokusera på evenemangskonceptet senare.

Oavsett order måste du definiera din målgrupp. Ju smalare du går (t.ex. ”20-30 år gamla kvinnor inom teknik som är intresserade av fiske”), desto mer specifika svar får du.

Tips: Läs vår guide om hur du hittar din målgrupp så att du kan nollställa på rätt personer.

3. Hitta en plats

Fokusgrupper tenderar att vara små. Det betyder att du nästan har oändliga alternativ när det gäller att välja en plats.

Se till att det ligger i en avslappnad miljö med minimalt buller. Kontrollera även om det finns bra kollektivtrafikförbindelser och parkeringsmöjligheter.

Tips: Läs vår guide om hur du hittar en plats så att du inte hamnar på fel plats.

4. Utforma frågorna

Nu när du känner din målgrupp och syftet med evenemanget har du en allmän uppfattning om vad du vill fråga deltagarna.

Syftet för frågor som inte framkallar ett enkelt ”ja” eller ”nej” svar. Lämna dem för undersökningar. Använd istället öppna frågor som gör att deltagarna kan utarbeta sina svar.

Här är några exempelfrågor som du kan använda:

• Vad gör ett evenemang minnesvärd för dig?
• Vart hör du om kommande evenemang?
• Hur får XYZ evenemangsaktivitet dig att känna?

Tips: Använd den här handledningen om hur man utformar fokusgruppintervjuer för att hjälpa dig med frågorna.

5. Rekrytera deltagare

Det är dags att rekrytera några deltagare…men hur många? Det beror på hur länge du vill behålla dem och hur många frågor du vill svara på.

Om du—säg—bara har en timme och vill ställa tio frågor, håll dig till 5–6 deltagare så att alla får chansen att svara.

Det är bra att erbjuda ett slags incitament till gengäld för deltagarnas tid. Ett alternativ är en presentkupong för populära affärer eller restauranger.

Tips: Du kan använda ett företag som TestingTime för att hjälpa dig att rekrytera rätt deltagare i fokusgrupperna.

Hur du driver en fokusgrupp

Det bör finnas en moderator närvarande för att underlätta diskussionen i fokusgruppen. Eftersom du är den som söker svar, kommer den personen troligtvis att vara dig.

Det är också en bra idé att få en assistent närvarande att ta anteckningar och eventuellt spela in fokusgruppdiskussionen för senare granskning.

Börja sessionen genom att tacka alla för att de kommit. Förklara sedan kortfattat syftet med det evenemang du organiserar och hur informationen ska användas.

Här är några viktiga saker att komma ihåg när du modererar fokusgruppen:

• Parafrasen långa eller tvetydiga kommentarer från deltagarna för att se till att du har förstått dem korrekt.
• Håll dig till din modereringsroll: Undvik att bli deltagare i den aktuella diskussionen.
• Se till att du inte frågar ledande frågor eller påverkar människors svar med din ton- eller kroppsspråk.
• Ange (och genomdriv) några regler för diskussionen för att undvika att människor stör varandra.

När sessionen är slut, tacka alla för att de kommit. Kom ihåg att ge dem de utlovade incitamenten.

Tips: Läs dessa tips för att moderera en fokusgruppsdiskussion och korrekt transkribera den för senare användning.

Så här analyserar du feedback och resultat

Transkribera inspelningen av fokusgruppsdiskussionen. Ta bort allt överflödigt småprat så att du bara fokuserar på de viktiga punkterna.

Skapa ett kalkylblad med de frågor du har ställt. Fyll i varje deltagares svar för att få en klar översikt.

För varje fråga, kategorisera svaren så att det är lättare för dig att förstå de mest populära. Till exempel kan du sluta med följande kategorier för ”Hur upptäcker du kommande evenemang?” frågor:

• A: Sociala medier
• B: Nyhetsbrev
• C: Flygblad och broschyrer

När du har transkriberat, kodat och kategoriserat alla svaren, är det dags att skriva en rapport. Inkludera alla de viktigaste resultaten och eventuella slutsatserna som du kan dra från dem.

Tips: Här är en bra titt på hur man analyserar fokusgruppsresultat.

Håll ditt fokus

Fokusgrupper är ett bra sätt för dig att verkligen lära känna din målgrupp. Det kommer att ge dig insikter som du inte skulle kunna hämta från en enkel feedbackundersökning.

Med detta sagt har fokusgrupper en liten provstorlek. Det betyder att du kanske måste springa mer än en session för att säkerställa att du får all relevant information.

Har du förstahands erfarenhet av att köra fokusgrupper för evenemang? Dela din erfarenhet med oss ​​i kommentarerna här nedan!