Hur man förhandlar med lokaler och leverantörer: 16 tips som fungerar

Du har gjort det mesta av planeringen för ditt kommande evenemang och har insett att det är väldigt enkelt att spendera pengar på det.

Så vad gör du?

Du förhandlar om priset. Nästa fråga är hur du går tillväga. Jo, kära läsare, det är vad vi är här för.

Läs vidare för att lära dig 16 användbara tips för hur du kan förhandla med lokaler och leverantörer, så att du kan få ut det mest möjliga av din evenemangsbudget.

1. Bestäm din budget

Det första steget är att bestämma din evenemangsbudget så att du vet vad du ska jobba med. En del av det är att göra en förundersökning, så att du vet hur mycket du ska avsätta för lokal och leverantörer.

2. Visa inte dina kort

Även om du vet hur mycket pengar du kan spendera betyder det inte att du borde berätta för lokalen eller säljare hur du förhandlar.

Ett bättre tillvägagångssätt är att berätta för dem att du fortfarande räknar ut budgeten. De ger dig en offert med standard priserna, och du kan därefter förhandla ner dem därifrån.

3. Tänk på nya företag

Nya lokaler och säljare kommer att vara hungrigare för en affär än dem som är mer etablerade. Det betyder att de också kommer att vara mer villiga att förhandla priset med dig.

Alternativt kan du också titta på företag med medelstora eller dåliga online-recensioner. De kommer att vara lika hungriga för nya kunder som kan hjälpa dem att återställa sitt rykte.

Akta dig för både nya och dåligt granskade företag då de kommer med den extra risken att inte ge topp service.

Tips: Överväg att fråga en lokalexpert om nya platser som kanske vill ha ditt företag.

4. Samla in flera offerter

Du bör aldrig bestämma dig direkt för den första och bästa lokalen eller försäljaren du stöter på. Det finns ett brett utbud av företag att välja mellan—och därför ett brett utbud av kostnader.

När du har samlat in flera citat kan du börja spela upp företagen mot varandra. Det är en bra förhandlings taktik, eftersom de inte vill förlora sin konkurrens.

5. Akta dig för försäljnings taktik

Att spela lokaler och leverantörer mot varandra är bra, men två kan spela det här spelet. Var förberedd för säljare som försöker dra samma trick på dig.

Du kan få veta att andra parter är intresserade av att boka utrymmet eller hyra säljaren samma dag som du—och därför behöver de inte sänka sina priser.

6. Var realistisk när det gäller närvaro

En del av din hävstång under förhandlingar är antalet personer du kan ta med dig till lokalen. Om du överskattar evenemangets närvaro går din hävstång ut genom fönstret.

Ett realistiskt antal anställda kommer däremot att ge dig en mycket starkare ställning för att förhandla om lokal- och försäljningsavgifter. Om du kan garantera gäster kan du sänka priset.

Tips: Ta en titt på dessa tips för att förutse evenemangets närvaro.

7. Timing är nyckeln

Den bästa tiden att förhandla om pris är under lågsäsong och vardagar. Lokaler och leverantörer har ingen anledning att ge dig rabatt under perioder då de är i hög efterfrågan.

En annan bra tid att förhandla är i slutet av månaden eller kvartalet. De är affärer, så de kommer att ha månads och kvartalsvisa mål att mötas och blir mer flexibla på pris.

Alternativt kan du informera lokalen och försäljarna att du är flexibel på datumen. På så sätt kan du välja en tid när de är mindre upptagna och därigenom få ett reducerat pris för sina tjänster.

8. Var specifik

Ett rookie misstag du inte borde göra är att vara vag om vad du vill ha. Var alltid specifik om vad du skulle vilja hända under förhandlingarna.

Fråga inte om ”rabatt”. Be om 10% rabatt. Be inte om ett bättre paket. Be om specifika objekt som ska läggas till eller tas bort från det paket du har offert på.

9. Utnyttja samlokaliserade evenemang

Det är inte ovanligt för lokaler att vara anordna flera evenemang under samma dag eller inom en relativt kort tidsperiod. Undersök vilka andra evenemang som äger rum på den lokalen du överväger.

Om du till exempel väljer samma meny som ett annan samlokaliserad evenemang kan du kanske förhandla ner priset eftersom catering har mindre arbete att göra.

10. Ta med din egen personal

Många lokaler har en lista över föredragna leverantörer som de skulle vilja hyra när du bokar deras utrymme. Dessa leverantörer har ett avtal med platsen, och deras priser blir ofta högre.

Fråga lokalen om du antingen kan ta med din egen personal eller hyra en tredje part leverantör. Om de inte kommer att röra sig ur fläcken, samla in offerter från externa leverantörer för att förhandla ner priset för lokalens föredragna leverantör.

11. Be om extra

Det är inte alltid möjligt att pruta om priset på en lokal eller en tjänst. Ibland är det bättre att begära att par extrafunktioner läggs till i paketet som du diskuterar med dem.

Många företag kommer att ha ett baspris som de behöver för att täcka sina kostnader och göra vinst. De kommer ofta att kunna lägga in ytterligare tjänster för lite eller utan extra kostnad för sig själva.

12. Diskutera avbokningsfall

Det är värt att diskutera avbokningsfall i ditt kontrakt med lokalen eller försäljaren. Du förlorar ofta din insättning om du måste avbryta evenemanget av någon anledning.

Du bör be om en avbokningsparagraf med en glidskala. Det innebär att om du i förväg avbokar din bokning, desto mer av din insättning får du behålla.

Tips: Kolla in den här guiden till avbokningsparagrafer för ett mer detaljerat utseende.

13. Erbjud repetitionsaffärer

Om du organiserar flera evenemang eller planerar att skapa ett uppföljningsevenemang, glöm inte att markera detta. Möjligheten att upprepa företag är ett bra verktyg för att förhandla om priset på den första evenemanget.

14. Erbjud något i natura

Pengar är inte allt, och det gäller också för förhandlingar. Tänk på om du har något annat du kan erbjuda lokalen eller försäljarna i utbyte mot att söta upp affären.

Kanske har du en stor social media som du kan använda för att marknadsföra dem. Eller kanske kommer ditt evenemang att ha kändisar eller influencers som deltar, vilket ser bra ut på deras track record.

15. Var villig att gå iväg

Var inte rädd för att gå. Alla lokaler och leverantörer kommer inte att vara lika flexibla eller villiga att förhandla med dig. Vissa av dem kan vara rättvist orimliga.

Du vet när du har försökt alla förhandlingstaktiker och uttömt dina alternativ. Slösa inte bort din tid genom att fortsätta. Det finns gott om lokaler och leverantörer att välja mellan.

16. Uppföljning efter evenemang

Du har vanligtvis betalat en insättning först och sedan betalar den slutliga fakturan efter evenemanget. Det är viktigt att du kontrollerar de slutliga leveranserna mot vad ni enades om.

Be om rabatt på slutpriset om du inte är glad. Inga företag vill ha de negativa recensioner som kommer med en dålig upplevelse och kommer gärna ersätta dig för att undvika det.

Sätt dessa tips till god användning

Det är inte alltid lätt att förhandla om priset på lokaler och tjänster. Men med lite ansträngning är det definitivt möjligt att få en bättre affär.

Låt oss veta om dessa tipsen angående hur man förhandlar med lokaler och leverantörer har fungerat för dig. Och bidra gärna med några egna tips i kommentarfältet här nedan.