Hur man förbereder sig för ett evenemang (med eventplaneringsmall)

Det kan vara lätt att förlora dig själv i planeringen av ett event. Det finns massor av saker du behöver komma ihåg och hålla koll på samtidigt.

Därför är det bra att ha en ram för att hålla sig fokuserad. Med en översikt över vad som behöver göras, har du alltid något att återvända till om du går vilse.

Se det som din karta i vildmarken.

Vi har sammanställt en eventplaneringsmall som du kan använda om du går vilse på vägen. Varje event är annorlunda så den här mallen kommer inte att skräddarsys speciellt för dig.

Men alla evenemang har ändå gemensamma element. Och de komponenterna tenderar att vara de viktigaste.

Följ den här planeringsmallen för att se till att du inte missar några steg.

Tidig förberedelse för evenemanget

Du bör börja planera ditt event så snart som möjligt. Det finns ingen sådan sak som att ha för mycket tid för att förbereda.

Stora evenemang planeras ett år (eller mer) i förväg. Små eller medelstora event kan fortfarande dra nytta av en bra sexmånadersuppbyggnad.

1. Besluta om ett tema

Om du inte anordnar en fest för att anordna just en fest, så kommer det att finnas ett tema. Det kan vara en flådigt fest med kostym eller en politisk konferens. Börja med anledningen till att anordna eventet.

2. Definiera din publik

När du verkligen vet varför du organiserar evenemanget bör du definiera din publik. Vem kommer att vara intresserad av denna typ av event? Varför skulle de delta? Vart bor de i de verkliga livet?

3. Besluta om datum och tid

Att välja datum och tid för ditt event är klokt. Se till att det inte kolliderar med helgdagar, högtider eller populära semestertider. Håll även ett öga på liknande event så att du inte tävlar om samma målgrupp.

4. Undersök platser

Du vet om din publik och det ungefärliga datumet för evenemanget. Nu är det dags att hitta en plats. Om ditt event kommer att vara utomhus måste du få rätt tillstånd. Om det är inomhus är det dags att skapa en lista för olika platser och börja få offerter.

5. Undersök catering

Nu är det också en bra tid att tänka på menyn för evenemanget. Är det en utomhus picknick där folk tar med sig sin egen mat? Eller är maten den centrala delen av din middagsfest? Börja kortlista några lokala cateringfirmor och få offerter för din budget.

6. Rekrytera ett evenemangsteam

Om du bara organiserar ett litet event kan du anordna det själv. Annars är det en bra idé att se om du kan rekrytera ett team. Skriv en att-göra-lista över uppgifter du vill ha gjorda, och börja sedan att delegera.

7. Skapa en budget

Du vill ha allt som kostar pengar ur vägen också. Hur mycket kostar det att hyra platsen? Vad sägs om maten? Betalar du ditt team? Din budget beror också på huruvida du organiserar ett välgörenhetsevent eller om du försöker göra vinst.

Några månader före evenemanget

Du kan börja titta på mer specifika aspekter av ditt event en månad eller två innan det är dags.

1. Beskriv programmet

Det är en bra idé att ha ett program, oavsett om du anordnar en fest- eller en konferens. Tillåt gästerna att anlända 30-60 minuter sent. Men se till att det finns underhållning för dem som kommer på pricken. Sätt samman ett ungefärligt schema för hela evenemanget.

2. Besluta om en plats

Du har redan gjort en del undersökningar, listat ställen och samlat in offerter. Nu är det dags att bestämma sig för en av dem. Gör bokningen och skriv kontraktet. Se till att du vet vad som ingår i priset.

3. Säkra mat och dryck

När du har säkrat platsen måste du bestämma vilken mat och dryck du ska beställa. Gör du det själv? Ska du hyra en matleverantör? Kom ihåg att förhandla om leveransen av maten, liksom eventuell ytterligare dekoration.

4. Hyr utrustning

Om du planerar att tillhandahålla underhållning behöver du utrustning. Undersök och boka ljudsystem, mikrofoner, projektorer, och allt annat du kan behöva.

5. Skaffa en eventsida

Skaffa en sida eller webbplats för ditt event och skapa sociala medier profiler. Inkludera en nedräkningstimer för datumet för evenemanget.

6. Skicka ut inbjudningar

Om ditt event är privat (eller om du har en gästlista), bör du också börja skicka ut personliga inbjudningar.

7. Börja marknadsföra eventet

Nu är det också dags att börja med marknadsföringen. Skaffa sociala medier, skriv ut flygblad och starta en e-postkampanj.

8. Skaffa biljettförsäljning

Om det behövs biljetter för ditt event, behöver du någonstans att sälja biljetter från. Hitta en biljettplattform som integreras med din evenemangswebbplats och sociala medier.

Några veckor före evenemanget

Med bara några veckor tills ditt event sker så måste du se till att allt är i ordning.

1. Bekräfta deltagarna

Om du har skickat ut personliga inbjudningar, bekräfta deras närvaro. Det hjälper dig att planera logistiken för evenemanget.

2. Planera logistiken

Tänk på vart folk kommer att parkera och på vilket sätt de kommer in i lokalen. Var ska de hänga av sig sina rockar när de väl är inne? Går sittplats arrangemanget bra ihop med scenen? Är scenen väl arrangerad?

3. Kontrollera hälsa och säkerhet

Beroende på platsen kan du behöva utföra hälso- och säkerhetskontroller själv. Se till att det inte finns några brandrisker eller andra hälsorisker.

4. Bekräfta catering och utrustning

Bekräfta catering, AV-utrustning och andra leverantörer du jobbar med för att ha allt i ordning.

5. Gör sista minuten shopping

Finns det några småsaker du inte har hunnit införskaffa ännu? Se till att du köper dem några veckor i förväg.

Ett par dagar före evenemanget

De närmaste dagarna före evenemanget är dem mest stressade. Gör det mesta av dem och gör några kontroller i sista minuten.

1. Fixa platsen

Dekorera inredningen och utsidan av lokalen. Ordna sittplatserna och sätt in en selfie-vägg om du behöver en.

2. Testa utrustningen

Se till att allt ljud, ljus och bildmaterial fungerar korrekt. Kontrollera att WiFi-anslutningen är bra.

3. Gå igenom allt

Få ut ditt evenemangsprogram och gå igenom allt som kommer att hända. Redogör för förseningar och planera vad du ska göra om och när de händer.

Låt festligheterna börja

Det är allt! Du har lyckats gå igenom alla steg som krävs för att planera ditt event. Men ditt arbete är långt ifrån över…

Nu måste du utföra evenemanget. Planeringsstadiet tar mycket tid och ansträngning, men allt kan hända när gästerna anländer.

Förhoppningsvis har denna eventplaneringsmall hjälpt dig att förbereda dig för olika scenarion.

Lycka till!