Hur du väljer datum för ett evenemang: 12 saker att tänka på

Vilka är de bästa datumen för att arrangera evenemang? En bra fråga som vi försöker hjälpa dig med att svara på i den här artikeln.

Det kan tyckas enkelt att välja datum för vissa evenemang: födelsedagar, årsdagar, jul, påsk och nyår…men alla evenemang är inte enkelt knutna till specifika datum.

Så hur väljer du rätt datum för ditt evenemang?

Det finns 365 dagar att välja mellan, så det kan vara skrämmande att hitta ett datum och bestämma sig för det. Låt oss använda uteslutningsmetoden för att göra din planeringsprocess lite enklare.

Den här guiden kommer att fokusera på hur man väljer ett datum för ett evenemang och hjälper dig att överväga…

• Din publik
• Arbetet som behöver göras
• Populära semestertider
• Helgdagar
• Väder och klimatförändringar
• Störningar i kollektivtrafiken
• Konkurrerande evenemangsdatum
• Leverantör och plats tillgänglighet
• Tillgänglighet för talare och underhållare

När vi har gått igenom alla dessa kvalificerade spelare så får du en mycket bättre uppfattning om de bästa datumen att ha ett evenemang på.

1. Tänk på din publik

Som med vad som helst under evenemangsplaneringen så bör dina evenemangsdeltagare vara högt uppe på din lista när du väljer ett datum för ditt evenemang.

Veckodagar från tisdag till fredag ​​kan vara praktiska för deltagare i B2B-sektorn. Deltagare i B2C-sektorn kan å andra sidan hitta det mer bekvämt att delta i helgevenemang.

Tips:Om du inte är säker på vad som passar dina evenemangsmedlemmar, läs vår guide om hur du bestämmer din målgrupp.

2. Ge dig tillräckligt med tid

Du har mycket planering och marknadsföring att göra före ditt evenemang. Ditt valda evenemangsdatum bör ge dig gott om tid att göra båda så att det blir en succé.

Tips: Läs våra guider om evenemangsplanering och marknadsföring för att få en uppfattning om hur mycket som är involverat i processen.

3. Tänk på semestertider

Det är en bra idé att hålla sig borta från populära semestertider. Människor bokar ofta sina resor ganska långt i förväg. Lov i skolan och helgdagar brukar falla in i denna kategori.

Du bör också försöka undvika datum precis före och efter populära semesterperioder. Människor kommer att vara för upptagna för att förbereda sig för sin ledighet strax före, och för upptagna att fånga upp strax efter.

4. Politiska och offentliga evenemang

Det kan också finnas enstaka offentliga evenemang som kan störa din evenemangsplanering. Politiska evenemang, till exempel allmänna val, kommer ofta att avleda från ditt evenemang.

Inte bara kommer människor att vara mer benägna att fokusera på sådana evenemang, utan media kommer också i första hand att koncentrera sig på politiska evenemang och offentliga evenemang.

5. Störning av offentlig service

Pendlare i storstäder vet att ingenting kan förstöra deras helgplaner som ”planerade verkstadsarbeten” eller bara vanliga gamla järnvägs strejker.

Lyckligtvis tenderar båda att bli meddelade i god tid, vilket ger dig chansen att anpassa dina planer. Var uppmärksam på kommunicerade publik service-störningar när du väljer ett evenemangsdatum.

6. Tänk på arbetstider

Om du organiserar en företagskonferens eller musikfestival som löper under flera dagar, så är helgen din bästa vän.

Det är mycket lättare för dina deltagare att ta en eller två dagar till ett evenemang som går från torsdag till söndag än att det ska ta det mesta av arbetsveckan.

7. Var konsekvent (eller inte)

Du kanske har märkt att de flesta årliga evenemang, som konferenser och festivaler, äger rum under samma tid varje år. Det fungerar eftersom det hjälper sina deltagare att planera ett helt år framåt.

Men det kan också vara intressant att bryta upp det och ändra säsongen av ditt årliga evenemang. Det kan låta dig nå en helt ny publik och fortsätta före din tävling.

8. Titta på din konkurrans

Med tanke på konkurrensen bör du vara säker på när de är håller i sina evenemang. Du vill inte ha ditt evenemangsdatum i konflikt med deras så att du hamnar i strid för deltagare.

Det kan därför vara användbart att kartlägga alla konkurrerande evenemang i en kalender. På så sätt vet du exakt när de äger rum så att du kan planera runt dem.

9. Oavsett vädret

Vädret kan ha stor inverkan på ditt evenemang, oavsett om det hålls utomhus eller inte. Regn, hagel och starka vindar är uppenbarligen skadliga för utomhusfestivaler.

Å andra sidan, vem vill fastna inuti en täppt företagskonferens när det är 30 grader och solsken utanför? (Och vad händer när luftkonditioneringen bryts ner?)

Tips: Kontrollera den historiska temperaturens genomsnittet när du planerar datumet för ditt evenemang.

10. Medvetenhetsdagar

Om ditt evenemang har ett specifikt tema bör du undersöka om det finns en medvetenhetsdag (eller månad) som du kan anpassa dig till.

Traditionell media fokuserar ofta på dessa medvetenhetsdagar, vilket innebär att ditt pressmeddelande från evenemanget är mer sannolikt att presenteras. Sociala medier kommer sannolikt också att ha en lämplig hashtag som du kan använda för marknadsföring.

11. Plats och leverantörs tillgänglighet

Om du har bestämt dig för en viss evenemangsplats eller har en föredragen leverantör som du vill arbeta med, måste du faktorera in deras tillgänglighet när du väljer datum.

Det kanske inte är ett problem om du är värd för vanliga evenemang som de är medvetna om. Men kom ihåg att lokaler och leverantörer kommer att ha topptider när de är i hög efterfrågan.

12. Tillgänglighet för talare och underhållare

Detsamma gäller för alla talare eller underhållare som du vill boka för ditt evenemang. Om deras schema går i konflikt med ditt valda evenemangsdatum, kommer de förmodligen att välja bort dig.

Talare säljer biljetter till konferenser, och stora band säljer biljetter till festivaler. Om de inte längre kan så kan det vara skadligt för framgången för ditt evenemang.

Spara datumet

Nu när du har en bättre förståelse för alla fallgropar, är det dags att meddela datumet för ditt evenemang.

Lägg till det i kalendern på din webbplats och börja sprida ordet långt och brett. Meddela det på sociala medier, till din adresslista, och berätta för personer att spara datumet.

Lycka till!