Din beredskapsplan för evenemang: Säkerhet först, fest senare

Det viktiga av en beredskapsplanering för evenemang kan inte underskattas. Du vet den gamla historien om myran och gräshoppan. Vad händer när katastrofen slår till och du inte är redo? Nå, katastrofer händer.

Det är mer arbete först, men lita på oss: Du kommer att vilja täcka dina baser med en fast beredskapsplan. Evenemangsarrangörer står vid rodret när missförhållanden uppstår. Du vill inte vara i kaptenens sittplats utan en aning.

Genom att följa vår guide här nedan kan du börja bygga din plan nu. Använd de här tipsen som en beredskapsplan för evenemang och väx utifrån den.

Med rätt förberedelser kan en total evenemangskatastrof bli ett hanterbart bakslag.

Gör dig redo. Var myran.

Hur planerar du

Första steget till en bra beredskapsplan för evenemang? Identifiera hot. Ta reda på var du är sårbar och bygg dina försvar.

Första hjälpen

Hälsa och säkerhet är bland de viktigaste problemen för evenemangsarrangörer. Bli inte tagen på bar gärning utan en plan för medicinska nödsituationer. Försök att få några anställda från ditt team att utbilda sig i grundläggande första hjälpen.

Om din budget tillåter kan du även anställa ett företag med kännedom om akutsjukvård. Det skadar inte heller att få AED (automatiska externa defibrillatorer) till hands. Se till att tillräckligt med dina anställda vet hur man använder dem om behovet uppstår.

Tips: Du är en arrangör, inte en läkare! Fortfarande, du och ditt team borde veta grunderna i första hjälpen i fall att.

Katastrofer

Var beredd för en rad stora nödsituationer. Till exempel, om det är en brand, vad ska dina deltagare göra? Kan du instruera dem när en fara har uppstått? Här är några frågor att täcka när du förbereder dig:

• Är dina trapphus ventilerade?
• Finns det akutkartor uppsatta runt lokalen? Är ditt team medvetna om platsens layout?
• Talar någon av dina anställda flera språk? (Kommunikation är nyckeln under nödsituationer.)
• Har du en plan för terrorism? Vad händer om det finns ett bombhot?
• Finns det en källa till nödkraft vid allvarliga väderproblem?
• Har din plats automatiska branddörrar?
• Hur lång tid tar det för myndigheterna att svara? (Brandmän, polis osv.)
• Hur kommer du att behålla huvudvägarna och ingångarna icke-blockerade?

Tips: Bygg en bra beredskapsplan genom att ta reda på om en plats är säker för ditt nästa evenemang.

Tekniska problem

Moderna evenemang använder mycket teknik. Vad skulle du göra om ditt biljettläsningssystem stängdes av? Eller vad händer om ljudsystemet inte fungerar och ingen kan höra dina gästtalare?

AV-felsökare är viktiga medlemmar i ditt evenemangsteam. Det är deras ansvar att kontrollera tekniken före och under evenemanget.

Om du har några nyckelfiler—som videor eller andra medier—använd hårddiskar och USB-stickor. Cloud-enheter är webbberoende, och du vet aldrig när anslutningsproblem kan uppstå.

Vid utrustningsproblem är det också en bra idé att ha säkerhetskopieringar redo.

Dropouts

Du vet komikern som du signade upp till evenemanget? Ja, han avbröt i sista sekunden. Se till att du har en backup gäst bara i fall att.

Att ha en gäst beredd kan kosta dig extra, men det är bättre än att återkräva återbetalningar när din huvudsakliga akt inte kommer längre.

På samma sätt, om någon av dina anställda inte kan komma, vill du definitivt ha backuppersonal beredda.

Tips: Hantera den fruktade avbokningen med hjälp av några av dessa förslag.

Närvaro

Om en stor del av dina deltagare inte kommer, kan detta vara en allvarlig evenemangskatastrof. Leverantörer kommer inte att dra nytta, och du kommer inte att ha så många bilder att dela online.

Ännu värre, dina deltagare kan känna att de gjorde ett misstag. De kan anta att den sparsamma närvaron återspeglar låg evenemangskvalitet.

Tyvärr kan det inte fixas under kvällen. E-postmeddelanden kan emellertid bidra till att begränsa dem som inte dyker upp. Dessutom innebär avgifter för biljetter en känsla av investering: Dina deltagare är mer benägna att dyka upp om de betalar för det.

Och givetvis ger du alltid gott om tid för att sälja biljetter och marknadsföra ditt evenemang.

Tips: Undvik sparsam närvaro med några av dessa tips för biljettförsäljning.

Mat och dryck

Maten måste vara fräsch. Det betyder att många fixningar inte kan förberedas långt före själva dagen. Mat kan också bli bortslängd, förstörd, eller helt enkelt oätlig. Om din matleverantör inte går hela vägen, kommer du att vara glad över att ha säkrat en plan B.

Det kan till och med vara en bra idé att avtala med två separata cateringfirare i fall att. Om du inte behöver extra mat får evenemangspersonalen en gratis lunch.

Tips: Några cateringföretag som StandByChef erbjuder sista minuten cateringtjänster, som serverar mat och dryck så sent som 48 timmar före evenemangets dag.

Säkerhet

Ja, gatecrashers är en sak. För att inte tala om stökiga deltagare och tvistlösningar som blir mer än tillfälliga meningsskiljaktigheter.

Att hålla koll på dörren är ett enkelt sätt att planera för säkerhetshot. Bara ett litet team av uniformerade säkerhetspersoner kan avskräcka deltagare från att starta problem. Säkerhet är en viktig tillgång till varje evenemangsplan, så snåla inte på skyddet om det finns en chans att du behöver det.

Tips: Företag för säkerhet på evenemang är vanligtvis det mest effektiva sättet att hålla alla säkra.

Kommandokedjan

Även ett team med en beredskapsplan kanske inte är utrustad för att verkligen hantera saker. Det bör finnas noll kryptering eller argument när en nödsituation inträffar.

En kommandokedja kommer att klargöra vem som ringer samtalet. Alla i ditt team borde vara medvetna om beslutsprocessen. De borde veta vad som förtjänar att stöta på svaret till nästa nivå.

Individuella ansvarsområden bör läggas ut för varje person i teamet. En snabb, avgörande åtgärd är vad som räddar dagen.

En grundläggande mall för beredskapsplanen

Den faktiska planen ska beskrivas i ett enkelt dokument. På så sätt kan du dela det med ditt evenemangsteam och annan personal. Använd punkterna här nedan som ett kort exempel på beredskapsplan.

Scenariot

Lista hotet. Du kan lägga till lite detaljer som varför det är ett hot och konsekvenserna av detta hot när det inte hanteras.

Exempel: ”En oadresserad eld kan snabbt sprida sig. Det äventyrar alla människors liv i närheten och förstör dyrbar egendom.”

Förberedande plan

Det bästa brotten är ett bra försvar. Ange hur du tar säkerhetsåtgärder till baslinjen. Beroende på hotet kan detta omfatta akutborrningar, utrustningsundersökningar eller till och med bara planer för hantering av sjukdagar.

Exempel: ”Bli bekant med kartan över byggnaden. Varje anställd borde veta var utgångarna är och var larmen är belägna. Vi ska utöva en brandövning efter dagens beredskapsplans möte.”

Svars protokoll

Redogöra för hur du hanterar hotet. Vad är grunden till problemet, och vad är din filosofi bakom att dämpa det?

Exempel: ”Vår prioritet är säkerhet. Det första du ska göra när du märker en brand? Slå av larmet, lämna genast byggnaden, håll dig låg och undvik rök. Alla måste gå ut så fort som möjligt. Ring bara 911 när du har nått ett säkert område utanför byggnaden. ”

Tips: Försök skapa en plan med en tidslinje som personalen ska följa i händelse av en nödsituation.

Vad är planen igen?

Det är bättre att vara säker än ledsen! Kommentera här nedan om dina egna erfarenheter som handlar om nödsituationer.