Pjuu! Du har arbetat mycket för att göra det här privata evenemanget så bra som möjligt. Nu är det dags att lägga upp benen och…
Nej, det finns en sista sak att göra. Det finns faktiskt sju saker att göra.
Läs vidare för att få reda på…
-
- Varför du ska tacka alla för de har kommit
- Hur man vet om evenemanget var en succé
- Vilka frågor att ställa dina deltagare
- Hur du ordnar uppföljningsmöten
- Vad du ska leta efter i budgeten
- Hur du får ut mest av minnena från evenemanget
- Hur du förberedelser inför nästa privata evenemang
Det är det sista steget på resan, så låt oss lägga en fot framför den andra.
1. Tacka dina gäster för de har kommit
Du bör alltid tacka dina gäster för de har kommit till evenemanget. Privata evenemang tenderar att vara mindre i skala än offentliga, vilket gör det lättare att personligen tacka alla.
Meddela dina gäster individuellt och kommentera specifika episoder under evenemanget. Kanske hade du ett bra samtal om något eller planerar att mötas i framtiden.
Om ditt evenemang innehöll några VIP-gäster som influencers, är det också bra att tacka dem personligen. De kanske bara är intresserade av att komma till ditt nästa evenemang och hjälpa dig att marknadsföra det.
Hade du någon som sponsrade ditt evenemang? Då bör du visa dem din uppskattning och dela några nyckeltal med dem från evenemanget.
Om du hade ett team som hjälpte dig med att arrangera evenemanget, se till att du berätta för dem vilken skillnad de gjorde för ditt arbete.
Slutligen bör du tacka den lokal som höll ditt privata evenemang. Om de gjorde ett försök till att tillgodose din integritet under dagen, ge dem några positiva återkopplingar.
2. Se om du nått målen för evenemanget
Om ditt privata evenemang var en födelsedag, ett bröllop eller en årsdagen, så kan målet bara ha varit för alla att ha det bra.
Men om ditt privata evenemang var mer affärsrelaterad, borde du titta på huruvida du fick ut vad du ville av evenemanget.
Var det till exempel att göra nya specifika förbindelser i branschen? Diskuterade du en sammanslagning med ett annat företag?
Några av dessa mål är inte beroende av evenemanget ensamt, men du kan utvärdera huruvida det privata evenemanget hjälpte till att underlätta dem.
Var de imponerade av lokalen, maten och tjänsten? Var det ett bra utrymme att ha ett möte? Eller är det något du kan göra bättre till nästa gång?
Tips: Läs mer om hur man följer upp efter ett nätverksevenemang.
3. Få feedback om hur bra du gjorde
Feedback är avgörande när det gäller att förbättra vad du gör. Även om ditt privata evenemang var informellt, skadar det inte att få några åsikter från deltagarna.
Om du var värd för en familjeåterförening, fråga alla hur bra de tycker att du gjorde. Kanske har de användbara förslag eller till och med volontärer som kan hjälpa till med nästa sammankomst.
Om ditt privata evenemang var en strikt verksam, borde du fortfarande fråga deltagarna om deras feedback. Det kommer att få dig att bli mer professionell och uppskattande av deras åsikter.
Slutligen kan större privata evenemang kräva att du får ett kvantitativt undersökningsverktyg. Titta på webbplatser som Google Forms eller Survey Planet för att skapa egna feedbackformulär.
Tips: Kolla in vår guide för att utvärdera evenemang.
4. Stärk dina kontakter
Förhoppningsvis har du haft en trevlig tid att umgås med alla på evenemanget. Kanske har du fått några nya vänner som du kanske skulle vilja se igen efter evenemanget.
LinkedIn är ett bra ställe för affärsfolk att ansluta efter ett nätverksevenemang. Lägg till dem som en kontakt och skicka dem ett meddelande för att ta igen.
Facebook är det bästa stället att komma i kontakt med familjemedlemmar som du kanske inte har talat med på länge. Meddela dem och prata om framtida bröllop, födelsedagar eller återföreningar.
Twitter och Instagram är bra plattformar för att hålla kontakten med alla influencers, talare eller kändisgäster som du kanske har haft på ditt privata evenemang.
Sociala media är bra, men möten ansikte-mot-ansikte är bättre. Se om du kan stärka dina relationer genom att planera ett informellt möte.
5. Slutresultatet
Efter evenemanget bör du kolla ditt bankkonto för att se om det är dags att få panik eller inte. Gick du över budgeten? Eller har du fortfarande några mynt kvar för nästa evenemang?
Om du har använt en biljettprogramvara kan du enkelt se hur många biljetter du sålde (eller hur många personer som RSVP’ade om det var ett gratis evenemang).
När du har allas feedback framför dig är det också lättare att utvärdera om pengarna du spenderade på lokalen, mat, dryck och underhållning var värda det.
Kan du sträcka budgeten för ditt nästa privata evenemang? Kanske ordna en nota för baren istället för att göra den till en gratis bar hela natten? Eller kanske kan några företag sponsrar en del av nästa evenemang?
Om du hade några företags sponsorer för ditt evenemang, borde du dela resultatet med dem. De kan vara intresserade av att sponsra framtida evenemang om det visade sig gå bra.
6. Gör människor redo för nästa privata evenemang
Förutsatt att evenemanget var en framgång, bör du förbereda alla för att det ska hända igen…och mycket bättre än tidigare.
Ett sätt du kan få folk att komma tillbaka till ditt privata evenemang är att erbjuda dem rabatt nästa gång de deltar.
Ett annat sätt är att göra dem till en influenser. Privata evenemang är redan exklusiva av sin natur. Men om du låter en av dina tidigare gäster ta med en vän nästa gång, ger det dem VIP-status.
Båda metoderna är bra för att göra dina gäster till dina evenemangs förespråkare. De kommer att vara särskilt användbara för privata evenemang eftersom din marknadsföring är lite mer begränsad.
7. Skapa innehåll för sociala medier med höjdpunkter
Om du har skapat några bra minnen med dina gäster, har du förhoppningsvis odödliggjort dem med några bilder och videor.
Beroende på ditt sätt att marknadsföra privata evenemang kan du dela dem på dina sociala medier. Du kan också vidarebefordra dem till gästerna individuellt.
Om du har mycket bilder och videor, se till att gå igenom dem innan du dumpar ut dem online eller i ett mail.
Skapa en höjdpunktsrulle från evenemanget med bara de bästa eller mest minnesvärda stunderna från dagen. På så sätt presenterar du det privata evenemanget i det bästa ljuset som är möjligt.
Slutsats
Att organisera ett privat evenemang är ofta en pedagogisk upplevelse, även för dem mest erfarna evenemangsplanerarna.
Förhoppningsvis har du lämnat detta evenemang mycket klokare.
Om du behöver förenkla biljettförsäljningen till nästa evenemang, överväg att använda ett biljettsystem. Du kan göra evenemanget både privat och gratis om du inte planerar att sälja biljetter.
Tack för att du läste och lycka till med ditt nästa evenemang!