14 frågor att fråga en evenemangsplanerare (+verktyg för att utvärdera deras svar)

Det är enkelt att sammanställa en arbetsbeskrivning och placera den på en arbetsplats. Men vet du vilka frågor du vill fråga en evenemangsplanerare när du har dem inne för en arbetsintervju?

I den här artikeln kommer vi att täcka…

• Fördelarna med att hyra en evenemangsplanerare
• Vart du hittar bra kandidater
• Vilka frågor du ska fråga dem
• Hur du utvärderar deras svar

Varför du ska anställa en evenemangsplanerare

Det kan finnas många anledningar till att du kanske vill hyra en evenemangsplanerare. Även om en bra evenemangsplanerare inte är billig, kan de ofta rädda dig från att göra dyra misstag.

1. Tidshantering

Det finns många saker att göra i samband med att organisera ett evenemang, och tiden är din mest värdefulla tillgång. En erfaren evenemangsplanerare kan hjälpa dig att effektivisera processen och spara tid.

2. Budgethantering

Även om tiden är värdefull, så är det pengar. En bra evenemangsplanerare kan hjälpa dig att hantera din evenemangsbudget och förhandla med lokaler och leverantörer åt dina vägnar, så att du får en bra affär.

3. Stresshantering

Evenemangsplanering benämns ofta som en av de mest stressfulla jobben i världen. Eftersom du har många andra saker att tänka på, varför inte ge den extra stressen till en professionell?

Vart du ska leta efter evenemangsplanerare

Nu när du förstår fördelarna med att hyra en evenemangsplanerare, låt oss titta på några platser där du kan hitta kvalificerade kandidater för att organisera ditt event.

1. Approved Index

Approved Index är en evenemangshanterings katalog som vid skrivandets stund nästan har 200 evenemangsplanerare listade på deras webbplats. Du kan också filtrera resultaten efter plats.

2. Event.org.uk

Även om event.org.uk ser ut som det har designats av en tonåring på 90-talet, har det många aktiva evenemangshanterings företag listade i alfabetisk ordning.

3. Bizzabo

Evenemangshanteraren för programhanteringsleverantören Bizzabo har en omfattande katalog över företag som behandlar evenemangsproduktion, planering och marknadsföring.

4. Event Services Directory

Event Services Directory lever upp till sitt namn och därefter lite till. Du hittar inte bara evenemangsplanerare, utan även leverantörer av utrustning, cateringfirmaoch företagsunderhållning.

5. CrunchBase

Även om CrunchBase inte är en evenemangshanterings katalog, har de en lista med över 650 evenemangsplanerare från hela Europa. Som en bonus visar den också olika affärsuppgifter.

6. AEO

Association of Event Organizers har en lista över evenemangsplanerare som är medlemmar i föreningen. Det finns för närvarande över 80 att välja mellan i föreningens katalog.

Här är frågorna att fråga en evenemangsplanerare

Nu vet du varför du kanske behöver hyra en evenemangsplanerare och vart du hittar dem. Än så länge är allt bra. Låt oss dyka in i de fjorton frågorna att fråga en evenemangsplanerare under intervjun.

1. Vad specialiserar du dig i?

De flesta evenemangsplanerare kommer att specialisera sig i en viss typ av event, vilket kan vara allt från bröllop till konferenser. Se till att deras kompetensområde är anpassat till ditt evenemang.

2. Vilka tjänster erbjuder du?

Evenemangsplanering består av många rörliga delar, så se till att din evenemangsplanerare kan tillgodose alla dina behov. Exempel är inköp av talare och organisering av catering.

3. Vad ingår i din avgift?

Fastställ vad du får för dina pengar, och vad det kostar dig extra. Samtyck till en fast, timvis eller provisionbaserad avgift och bestäm ytterligare avgifter som resekostnader och supportpersonal.

4. Vem ska jobba på evenemanget?

Ta reda på vem din huvudsakliga kontakt är och hur många andra som kommer att vara involverade i att organisera ditt event. Få en översikt över vilka alla är och hur man kontaktar dem. (Du kanske vill tänka på separata intervjufrågor för evenemangspersonal.)

5. Hur mycket tid behöver du?

Hur mycket tid din evenemangsplaneraren behöver för att organisera ditt evenemang beror på storleken och typen av ditt event, liksom hur många andra evenemang de arbetar på samtidigt.

6. Hur väljer du en evenemangsplats?

Platsen är ofta den största kostnaden i din budget, så det är viktigt att evenemangsplaneraren väljer det noggrant. Fråga den här frågan för att uppmärksamma deras uppmärksamhet på detaljerna.

7. Har du bra leverantörskontakter?

Välj en evenemangsplanerare som har bra relationer med säljare som tillhandahåller utrustning, inredning, transport, catering och underhållning. På det sättet kommer du sannolikt att få en hel del.

8. Hur hanterar du evenemangsbudgeten?

Pengar är alltid ett problem när man planerar ett evenemang, eftersom det är lätt att förlora kontrollen över budgeten. Fråga hur evenemangsplaneraren ska hantera budgeten och undvika att spendera för mycket.

9. Hur hanterar du tidslinjen?

Liksom pengar är tiden en kritisk faktor vid event organisation. Det är en viktig fråga att fråga eftersom din evenemangsplanerare kan jonglera flera evenemang samtidigt – vilket är en stor utmaning.

10. Vilken teknik känner du till?

Det finns ett brett utbud av hanteringsverktyg som är tillgängliga för att hjälpa evenemangsplanerare organisera sin tid, pengar, marknadsföring och biljettförsäljning. Ta reda på vilka dina kandidater vet om.

11. Hur hanterar du evenemangets säkerhet?

Hälsa och säkerhet är en stor sak när det gäller event, liksom de olika försäkringarna som måste ordnas. Fråga din evenemangsplanerare hur de utför riskbedömningar.

12. Vad är din policy för avbokning och återbetalning?

Som med någon annan tjänsteleverantör borde du alltid veta vad som händer om de avbryter eller vill ha återbetalning. Se till att det anges tydligt i det kontrakt du skriver så att du undviker några överraskningar.

13. Har du några officiella certifieringar?

Medan certifieringar inte är super viktiga kan det vara lugnande om din evenemangsplanerare har några. Fråga om deras officiella utbildning och om de ingår i några branschorganisationer.

14. Hur mäter du evenemangets framgång?

Slutligen är det viktigt att du håller med om mätvärdena för framgång. Fråga vilka uppgifter de tittar på och hur de har inkorporerat feedback från tidigare kunder för att förbättra deras prestanda.

Verktyg för att hjälpa till att utvärdera evenemangsplanerarens svar

Det finns inte många verktyg som är specifika för event när det gäller att utvärdera svaren du får. Det finns dock många användbara verktyg för att utvärdera intervjuer.

Här är några av dem du kan tweaka för att hjälpa dig efter intervjun:

• Manager Foundation har gett en omfattande och anpassningsbar utvärderingsformulär för arbetsintervjuer.
• Vermont regeringens HR-avdelning har en snabb och enkel utvärderingsblankett som du också kan använda.
• MaRS har en guide för hur man utformar intervjufrågor, så det är enkelt att betygsätta svaren efteråt.

Fråga på

Det finns många relevanta frågor att fråga en evenemangsplanerare innan du överväger att anställa dem. Att fråga dem i början kommer att spara dig mycket huvudvärk och missförstånd senare längst vägen.

Har du anställt en evenemangsplanerare tidigare? Dela med dig av dina erfarenheter med samhället genom att lämna oss en kommentar i avsnittet här nedan.