12 poäng för en vinst: Hur man är värd för ett sportevenemang

Att vara värd för ett evenemang kan vara stressande, men få evenemang kommer att innehålla lika mycket åtgärder som ett sportevenemang.

Så vi har sammanställt en guide om hur man är värd för ett sportevenemang så att du inte blir utslagen under själva dagen.

Läs vidare för att få reda på…

• Vad du ska dubbel kolla under själva dagen
• Hur du har en genomgång med ditt team
• Vad du ska förbereda för deltagarna och idrottarna
• Hur du marknadsför evenemanget med bilder
• Vad du ska göra när allt är över

1. Kontrollera väderprognosen

Om ditt sportevenemang hålls utomhus, är det viktigt att du kontrollerar väderprognosen under själva dagen för evenemanget.

Du kan ha kontrollerat det i förväg, men—som vi alla vet—vädret kan förändras väldigt snabbt.

Detta gäller särskilt om du bor i en stad som London, där du kan uppleva alla fyra årstider under en och samma dag.

Tips: Du kan använda webbplatsen Met Office för att kontrollera väderprognosen för Storbritannien, men dubbel kolla också med andra källor som BBC Weather och Accuweather.

2. Ha en genomgång med ditt sportevenemangs team

Det är viktigt att du har en genomgång med ditt evenemangsteam innan deltagarna och idrottarna anländer.

Du kan skriva ut ett schema för evenemanget och lämna ut det till alla teammedlemmar och volontärer, så att alla är på samma sida—bokstavligen.

Se till att volontärerna som tar hand om första hjälpen har allt som behövs i fall att en olycka eller spelarskada skulle inträffa.

Dina volontärer ska ha alla de verktyg som krävs för att göra sitt jobb. De bör också veta vem kontaktpersonen är vid eventuella problem under evenemanget.

Poängen med genomgångar för ditt team är att se till att du minimerar hur mycket detaljhantering du behöver göra när allt är klart.

Tips: Läs vår guide om hur man utvärderar evenemangsteamets prestanda så att du vet vilka detaljer som ska täckas under genomgången.

3. Gör en hälso- och säkerhetsrunda

När du är värd för ett sportevenemang är det en bra idé att göra en hälsokontroll under dagen för spelet själv.

Som en bra evenemangsplanerare har du gjort alla planer för hälsa och säkerhet på förhand. Men det är alltid en bra idé att dubbelkontrollera om något har förändrats.

Tips: Kolla in vår guide till hälsa och säkerhet för evenemang och lär dig allt du behöver veta.

4. Kontrollera eventuell teknisk utrustning

Om du är värd för ett större sportevenemang behöver du kanske mikrofoner, ljudsystem och till och med en scen för att kommunicera med deltagarna.

Se till att all teknisk utrustning fungerar som den ska. På så sätt vet du att det inte kommer bli något tekniskt problem när du behöver göra meddelanden.

Du vill också undvika problem med ljudet om du behöver varna någon om några idrottare blir skadade under spelet.

Tips:Läs den här guiden om hur du utför en stressfri ljudkontroll så att du är redo.

5. Förbered sportutrustningen

Tillhandahåller du utrustningen för idrottarna? Se sedan till att allt är redo och förberett för när de kommer fram. Om idrottarna levererar egen utrustning, bör du också ge utrymme för att de ska kunna lagra den någonstans.

Tips: Du kan hitta bra erbjudanden på sportutrustning online, eller hitta anständig begagnad sportutrustning på eBay.

6. Ge ut förfriskningarna

Oavsett vilken typ av sportevenemang du satsar på är det viktigt för idrottarna (och deltagarna) att hålla sig hydratiserade.

Om biljetterna till ditt sportevenemang inkluderar förfriskningar, se till att du ställer upp välkomstdrinkar till gästerna när de kommer.

Du bör också fylla på mycket vatten i flaskor för idrottarna. De kommer sannolikt att uppskatta några tilltugg, liksom frukt och protein barer.

Tips: Använd denna guide till sommardrycker för sportevenemang för inspiration.

7. Ställ upp priserna

Om idrottarna tävlar om priser, förbered dem för att se till att troféerna är polerade och snyggt uppställda för alla att se.

Om du ger bort några särskilt värdefulla priser, se till att du har tillräcklig säkerhet i ordning.

Tips: Har du fortfarande inte beställt troféerna? Kolla in denna pris och medaljleverantör.

8. Registrera och ha en genomgång med deltagarna

Vid ett stort sportevenemang är det viktigt att du förbereder registreringsbordet så att du kan hålla flikar på alla som kommer. Det gör det också lättare att följa upp med dem som inte kommer.

Det är också en bra idé att ha några evenemangsprogram på hand som du kan använda för att ha en genomgång med deltagarna. Inkludera en karta om det finns mer än ett spel i taget.

Tips: Du kan använda en webbplats som Canva för att snabbt och enkelt designa ett evenemangsprogram.

9. Ta bilder och spela in videor

Det är oerhört viktigt att förbereda videokameror och ha en dedikerad fotograf på plats för att dokumentera sportevenemanget.

Sportfans älskar att återuppleva evenemang efter att de hände. Bilderna och videofilmerna kommer också att vara ovärderliga för din uppföljning av evenemanget och sociala medier.

Tips: Läs vår guide om hur man hittar och kvalificerar en evenemangsfotograf.

10. Uppmuntra till att dela på sociala medier

Du är inte den enda som kanske är intresserad av att dela vad som händer under sportevenemanget.

Du bör uppmuntra deltagare, idrottare och volontärer att dela uppdateringar av evenemanget på sociala medier.

Skapa en hashtag för sociala medier plattformar som Instagram och Twitter. På så sätt blir det lätt för alla på sociala medier att följa vad som händer.

Tips: Läs den här guiden för att lära dig om varför och hur det är att skapa en hashtag för evenemang.

11. Tilldela priserna

När idrottarna har avslutat deras spektakulära prestationer, är det dags att dela ut priserna.

Prisutdelningen är din chans att lysa som evenemangets värd. Om du inte är bekväm med att tala inför allmänheten, ordna så att en medlem från ditt team gör det.

12. Packa ihop och säg adjö

När allt är sagt och gjort, är det dags att säga adjö till alla deltagare. Tacka idrottarna för deras utmärkta prestanda och packa ihop alla redskap.

Om du har arrangerat evenemanget utomhus, vill du vara försiktig så att inget skräp lämnas kvar. Det kommer inte bara att vara skadligt för miljön, utan du kan också få böter.

Utmattad än?

Var inte det.

Torka av pannan, ladda upp med elektrolyter och förbered dig för den sista rundan: uppföljningen.